UVG- und NBU-Prämienabzug Excel - Gratis Vorlage

1. Unternehmensdaten prüfen: Öffnen Sie das Blatt Personal-Daten und kontrollieren Sie Firma, Adresse und UID-Nummer. Passen Sie den UVG-Höchstlohn Jahr an, falls sich der für Ihre Abrechnung massgebende Wert geändert hat.
2. Lohnperiode kontrollieren: Im Titel steht im Beispiel Lohnperiode Juli 2026. Verwenden Sie für jeden Lohnlauf eine Kopie der Datei oder dokumentieren Sie die Periode eindeutig.
3. Personal erfassen: Tragen Sie Personal-Nr., Name, Vorname, Abteilung und Wochenstunden in die gelblich hinterlegten Eingabefelder ein.
4. Bruttolohn eintragen: Erfassen Sie den monatlichen Bruttolohn in CHF. Prüfen Sie bei Boni, unregelmässigen Zulagen oder Ein- und Austritten, welcher Lohn für die aktuelle Periode versichert ist.
5. Versicherung beurteilen: Füllen Sie NBU-pflichtig sowie BU-Satz und NBU-Satz gemäss Ihrer Police aus. Die BU-Prämie wird dem Arbeitgeber, die NBU-Prämie grundsätzlich der Arbeitnehmerin zugeordnet.
6. Ergebnis kontrollieren: Vergleichen Sie Abzug vom Lohn und Nettolohn nach UVG-Abzug mit Ihrer Lohnbuchhaltung. Kontrollieren Sie besonders Personen mit einem Bruttolohn über CHF 12'350 pro Monat.
7. Dashboard und Anleitung verwenden: Wechseln Sie für die Zusammenfassung auf Dashboard und lesen Sie bei Unsicherheiten die Hinweise im Blatt Anleitung. Bewahren Sie die ausgefüllte Datei zusammen mit der Lohnabrechnung auf.

Der UVG- und NBU-Prämienabzug wird im Schweizer Lohnlauf nicht nur von grossen Personalabteilungen gebraucht. Eine Büroverantwortliche in einem Sanitärbetrieb mit sechs Monteuren, eine Treuhänderin für eine GmbH oder die Inhaberin einer Einzelfirma mit zwei Angestellten muss jeden Monat erkennen können, welcher Betrag vom Lohn abgezogen wird und welcher Anteil beim Betrieb bleibt.

Das Blatt Personal-Daten ist dafür als kompakte Mitarbeitendenliste aufgebaut. Bild 1 zeigt die Spalten Nr., Personal-Nr., Name, Vorname und Abteilung links. Danach folgen Wochenstunden, Bruttolohn Monat (CHF), Versicherter Lohn (CHF), NBU-pflichtig sowie die beiden Prämiensätze. Rechts stehen BU-Prämie Arbeitgeber, NBU-Prämie Arbeitnehmer, Abzug vom Lohn und Nettolohn nach UVG-Abzug.

Ein Beispiel aus einem Winterthurer Handwerksbetrieb

Ein Schreinermeister in Winterthur beschäftigt vier Personen. Eine Fachmitarbeiterin verdient CHF 6'500 brutto und arbeitet 42 Stunden pro Woche. Bei einem NBU-Satz von 1.2% beträgt ihr NBU-Abzug CHF 78.00, sofern der ganze Lohn versichert ist: CHF 6'500 × 1.2% = CHF 78.00. Der BU-Satz wird separat als Arbeitgeberprämie gerechnet.

Ein Schreinerlehrling arbeitet dagegen 7 Stunden pro Woche. Bei weniger als 8 Wochenstunden beim gleichen Arbeitgeber besteht grundsätzlich keine NBU-Deckung über den Betrieb; im Blatt wird deshalb NBU-pflichtig anders gesetzt als bei der vollzeitbeschäftigten Fachmitarbeiterin. Genau solche Unterschiede gehen in einer losen Lohnnotiz leicht verloren.

Wann die Tabelle zum Einsatz kommt

Die beste Gelegenheit ist der monatliche Lohnlauf, bevor die Lohnabrechnungen verschickt werden. Bei Ein- oder Austritten, Lohnänderungen und dem Jahreswechsel prüfen Sie die Personalzeile zusätzlich. Bild 2 zeigt die zusammengefassten Werte im Dashboard, während Bild 3 im Blatt Anleitung den vorgesehenen Ablauf erklärt.

Für kleine Betriebe ist eine Excel-Kontrolle meist praktischer als eine separate Liste neben der Lohnbuchhaltung. Bei mehr als etwa 30 Mitarbeitenden oder mehreren Versicherungsverträgen würde ich jedoch eine Lohnsoftware bevorzugen, weil Nachvollziehbarkeit und Mutationen wichtiger werden als die einzelne Berechnung.

Für die BVG-Prüfung gehört dazu auch der Koordinationsabzug, damit die versicherten Löhne bei Ein- und Austritten sowie Lohnänderungen korrekt abgegrenzt bleiben.

Das Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG) unterscheidet zwischen Berufsunfall (BU) und Nichtberufsunfall (NBU). Berufsunfälle und Berufskrankheiten werden grundsätzlich durch den Arbeitgeber versichert. Die NBU-Prämie wird bei obligatorisch versicherten Mitarbeitenden in der Regel vom Lohn abgezogen, sofern die Person mindestens 8 Stunden pro Woche beim gleichen Arbeitgeber arbeitet.

Für 2026 gilt beim UVG ein maximal versicherter Verdienst von CHF 148'200 pro Jahr. Das entspricht CHF 12'350 pro Monat: CHF 148'200 ÷ 12 = CHF 12'350. Im Blatt Personal-Daten stehen diese beiden Werte oben bei UVG-Höchstlohn Jahr und UVG-Höchstlohn Monat. Verdient eine Person CHF 14'000 im Monat, darf für die obligatorische UVG-Berechnung nicht einfach der gesamte Betrag verwendet werden.

Prämiensätze kommen aus der Versicherungspolice

Anders als bei der AHV/IV/EO gibt es keinen einheitlichen UVG-Prozentsatz für alle Schweizer Betriebe. Der BU-Satz richtet sich unter anderem nach Betrieb und Risikoklasse; der NBU-Satz wird vom Versicherer festgelegt. Ein Satz von 1.2% ist deshalb nur ein Rechenbeispiel und darf nicht ungeprüft als allgemeiner Schweizer Satz verwendet werden.

Bei CHF 8'000 versichertem Monatslohn und einem NBU-Satz von 1.2% ergibt sich ein Arbeitnehmerabzug von CHF 96.00. Bei einem BU-Satz von 0.45% entstehen auf demselben Lohn CHF 36.00 Arbeitgeberprämie. Die Vorlage trennt diese Beträge bewusst, damit der NBU-Abzug nicht versehentlich als zusätzliche Arbeitgeberkosten oder die BU-Prämie als Lohnabzug behandelt wird.

Abrechnung und Dokumentation

Die Prämien müssen mit der Police, den Lohnabrechnungen und den Personalangaben übereinstimmen. Auf dem Lohnausweis und der Lohnbuchhaltung müssen die Abzüge nachvollziehbar sein; die Lohnunterlagen sind nach OR Art. 958f grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren.

Die UID-Nummer, im Beispiel CHE-123.456.789 MWST, identifiziert die Firma, ersetzt aber keine UVG-Police. Meine klare Empfehlung lautet: Tragen Sie BU- und NBU-Sätze nicht aus dem Vorjahr fort, sondern übernehmen Sie sie jedes Jahr aus der aktuellen Versicherungspolice. Das verhindert eine falsche Routine, wenn die Prämie per 01.01.2026 angepasst wurde.

Der teuerste Fehler ist oft nicht eine komplizierte Formel, sondern ein falscher Grundwert. Wird bei einem Monatslohn von CHF 14'000 der ganze Betrag statt des UVG-Höchstlohns von CHF 12'350 verwendet, wird der NBU-Abzug bei einem Satz von 1.2% um CHF 19.80 zu hoch berechnet: CHF 14'000 × 1.2% minus CHF 12'350 × 1.2% = CHF 19.80. Bei 12 Monaten und 10 betroffenen Personen summiert sich das auf CHF 2'376.00.

Teilzeit und NBU werden verwechselt

Eine Mitarbeiterin mit 6 Wochenstunden wird häufig gleich behandelt wie ein Vollzeitangestellter. Das kann dazu führen, dass während 12 Monaten je CHF 30.00 NBU abgezogen werden, obwohl die NBU-Pflicht über diesen Arbeitgeber nicht besteht. Der falsche Abzug beträgt dann CHF 360.00 und muss über korrigierte Lohnabrechnungen bereinigt werden.

Das Gegenproblem ist ebenfalls riskant: Eine Person arbeitet 12 Stunden pro Woche, aber das Feld NBU-pflichtig bleibt leer. Bei CHF 4'800 Monatslohn und 1.2% fehlen CHF 57.60 pro Monat. Nach einem Jahr sind es CHF 691.20, zuzüglich Korrekturaufwand und Rückfragen der betroffenen Person.

Police und Tabelle passen nicht zusammen

In vielen Betrieben wird der BU-Satz aus einer alten Datei kopiert, während die Versicherungspolice inzwischen einen anderen Satz ausweist. Bei CHF 40'000 monatlicher Lohnsumme verursacht eine Differenz von 0.15 Prozentpunkten CHF 60.00 pro Monat oder CHF 720.00 pro Jahr. Das ist bei einem kleinen Betrieb kein Rundungsfehler mehr.

Auch doppelte Personalzeilen kommen vor, etwa nach einer Mutation der Personal-Nr. Verdoppelt sich dadurch eine Lohnsumme von CHF 6'500, wird der NBU-Abzug bei 1.2% um CHF 78.00 zu hoch ausgewiesen. Prüfen Sie vor dem Abschluss deshalb Namen, Personal-Nr. und Abteilung gegen die aktuelle Lohnliste, nicht nur die Gesamtsumme im Dashboard.

Ein weiterer Fehler betrifft die Rollenverteilung: Wird die BU-Prämie vom Lohn abgezogen, trägt die Mitarbeiterin unzulässigerweise einen Arbeitgeberanteil. Wird umgekehrt die NBU-Prämie nicht abgezogen, bezahlt der Betrieb den Betrag vorübergehend selbst. Die Korrektur kostet oft mehr Zeit als die ursprüngliche Erfassung.

Eine Tabelle bleibt nur zuverlässig, wenn sie an einen bestehenden Termin gekoppelt ist. Legen Sie die Kontrolle der Personal-Daten auf den gleichen Tag wie den monatlichen Lohnlauf, zum Beispiel am 24. jedes Monats. Bei sechs Mitarbeitenden dauert der Abgleich von Personal-Nr., Bruttolohn, Wochenstunden und NBU-Pflicht meist weniger als 15 Minuten, wenn die Police und die Lohnliste bereitliegen.

Eine kurze Routine mit festen Kontrollpunkten

• Kopieren Sie das abgeschlossene Blatt für die nächste Lohnperiode und ändern Sie zuerst den Monat im Titel, statt eine alte Datei zu überschreiben.
• Markieren Sie neue Mitarbeitende, Austritte und Lohnänderungen am ersten Arbeitstag der Mutation. So bleiben diese Fälle bis zum Lohnlauf sichtbar.
• Prüfen Sie die gelblich hinterlegten Eingabefelder zuerst und die berechneten Ergebnisfelder danach. Manuelle Änderungen in Ergebnisfeldern sollten Sie vermeiden.
• Vergleichen Sie die Summe der NBU-Abzüge mit dem Lohnjournal und kontrollieren Sie jede Person über CHF 12'350 Monatslohn separat.
• Speichern Sie die Datei mit Periode, etwa UVG_NBU_2026-07.xlsx, und legen Sie sie zu den Lohnunterlagen.

Nutzen Sie die Felder für BU-Satz und NBU-Satz als Stammdaten, nicht als Schätzung. Eine Datenvalidierung mit einer kleinen Liste zulässiger Werte kann Eingabefehler verhindern; für unterschiedliche Abteilungen oder Policen ist aber eine getrennte Prüfung besser als eine überladene Auswahlliste.

Wann Excel nicht mehr genügt

Bei 10 Mitarbeitenden und einer monatlichen Lohnperiode ist diese Vorlage gut beherrschbar. Bei 80 Personen, mehreren Policen, Stundenlöhnen, Quellensteuer und häufigen Ein- und Austritten steigt das Fehlerrisiko stark. Ab diesem Punkt empfehle ich eine Lohnsoftware mit Mutationsprotokoll und direkter Auswertung der Versicherungsdaten.

Das Dashboard ist eine Kontrollhilfe, aber kein Ersatz für die definitive Abrechnung des Versicherers oder der Lohnbuchhaltung. Lassen Sie jeden Monatsabschluss von einer zweiten Person gegenprüfen, besonders wenn sich der Höchstlohn oder ein Prämiensatz geändert hat.

Zum Monatsabschluss gehört dann auch der Lohnausweis, damit die kontrollierten Lohn- und Versicherungsdaten sauber in die definitive Jahresbescheinigung übernommen werden.