Lohnjournal Excel - Gratis Vorlage

1. Öffnen Sie die Datei und prüfen Sie zuerst das Blatt Parameter. Die gelb markierten Werte sind editierbar.
2. Tragen Sie im Blatt Lohnjournal pro Person die Personalnummer, Namen, Funktion, Ort, Kanton und AHV-Nummer ein.
3. Erfassen Sie Beschäftigungsgrad als Wert zwischen 10 % und 100 %, den Lohnmonat sowie den Monatslohn 100 %.
4. Ergänzen Sie Kinderzulagen, Bonus oder Provision, weitere Abzüge, weitere Arbeitgeberkosten und die Auswahl bei Quellensteuerpflichtig.
5. Kontrollieren Sie die berechneten Spalten: Bruttolohn total, Abzüge, Nettolohn, Arbeitgeberkosten total und Gesamtkosten Arbeitgeber.
6. Öffnen Sie Auswertung, um Totale, Durchschnittswerte, Kostenquote und Kantonszahlen zu prüfen.
7. Vergleichen Sie die Werte vor dem Lohnlauf mit den offiziellen Sätzen, dem BVG-Vorsorgeplan und dem kantonalen Quellensteuertarif.

Das Lohnjournal gehört in einen festen monatlichen Ablauf: Die Büroverantwortliche eines Handwerksbetriebs erfasst die Löhne vor dem Lohnlauf, der Inhaber einer Einzelfirma kontrolliert seine erste Angestellte, und der Treuhänder einer GmbH verwendet die Daten für die Verbuchung der Lohnabrechnung. Auch ein Verein kann damit die Entschädigungen seiner Angestellten nachvollziehbar dokumentieren.

Ein Beispiel aus Winterthur

Ein Schreinermeister in Winterthur beschäftigt vier Personen. Bei einer Angestellten mit CHF 6'800 Monatslohn bei 80 % berechnet das Blatt CHF 5'440 Bruttolohn. Mit CHF 400 Kinderzulagen beträgt der Bruttolohn total CHF 5'840; die Abzüge und Arbeitgeberkosten werden anschliessend automatisch berechnet.

Vier Bilder, vier Arbeitsschritte

Bild 1 zeigt das breite Blatt Lohnjournal mit Eingabespalten von Personal-Nr. bis Quellensteuerpflichtig und berechneten Kosten bis Spalte AE. Bild 2 zeigt Parameter mit Wert, Einheit und Beschreibung. Bild 3 zeigt die Auswertung mit Kennzahlen, Kantonsvergleich und Diagrammen. Bild 4 zeigt die Anleitung mit den Arbeitsschritten und Warnhinweisen.

Praktisch ist die Vorlage besonders beim monatlichen Lohnlauf, beim Jahresabschluss und bei der Vorbereitung der Abrechnung mit der Ausgleichskasse. Für eine kleine Belegschaft ist diese zentrale Tabelle übersichtlicher als mehrere lose Listen.

Die Vorlage enthält Beispielwerte und ist deshalb keine fertige Lohnabrechnung für den produktiven Einsatz. Das Blatt Parameter verwendet unter anderem 5.3 % AHV/IV/EO je Seite, 1.1 % ALV je Seite, eine ALV-Jahresgrenze von CHF 148'200, 1.5 % FAK, 0.3 % BU, 1.2 % NBU und je 5 % BVG als Beispielwerte.

So rechnen die Formeln

Bei CHF 5'840 Bruttolohn total ergeben 5.3 % AHV/IV/EO Arbeitnehmer CHF 309.52. Die Formel in Spalte P begrenzt den ALV-pflichtigen Monatslohn auf CHF 12'350, also CHF 148'200 geteilt durch 12. Dadurch wird bei hohen Löhnen nicht der gesamte Betrag für ALV verwendet.

Rechtliche Eckwerte

Der kombinierte AHV/IV/EO-Beitrag beträgt 2026 insgesamt 10.6 %, je hälftig für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die obligatorische BVG-Versicherung beginnt grundsätzlich ab einem Jahreslohn von CHF 22'050; der konkrete Vorsorgeplan und der Koordinationsabzug sind zu prüfen.

Die Quellensteuer ist kantonal und personenbezogen. In der Vorlage löst Ja lediglich den hinterlegten Standardsatz von 3 % aus und setzt bei Bemerkung den Hinweis Prüfen. Die tatsächliche Abrechnung erfolgt nach den Tarifen der zuständigen kantonalen Stelle. MWST ist auf Löhnen nicht anwendbar. Lohnunterlagen sind nach OR Art. 958f grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren.

Der teuerste Fehler ist nicht eine falsche Formatierung, sondern ein ungeprüfter Satz. Wenn bei CHF 80'000 Monatslohnsumme der AHV/IV/EO-Satz um 0.5 Prozentpunkte falsch ist, entsteht eine Differenz von CHF 400 pro Monat beziehungsweise CHF 4'800 pro Jahr. Deshalb sollten Sie Parameter vor jedem Jahreswechsel mit den offiziellen Angaben abgleichen.

Beispielwerte sind keine Tarifabrechnung

Der BVG-Wert von 5 % ist ausdrücklich ein Beispiel. Bei fünf Mitarbeitenden kann der echte Arbeitgeberanteil wegen Alter, versichertem Lohn und Vorsorgeplan deutlich abweichen. Wer diesen Wert ungeprüft übernimmt, erhält zwar saubere Excel-Zahlen, aber möglicherweise falsche Zahlungsaufträge und Korrekturen bei der Pensionskasse.

Quellensteuer nicht automatisch freigeben

Die Vorlage verwendet einen vereinfachten Standardsatz. Bei einer quellensteuerpflichtigen Person mit CHF 6'000 Bruttolohn wären das CHF 180; der effektive Abzug kann jedoch wegen Kanton, Tarif, Zivilstand und Kindern anders ausfallen. Die Spalte Bemerkung zeigt deshalb Prüfen.

Ein weiterer Fehler entsteht, wenn der Beschäftigungsgrad als 80 statt als 80 % eingegeben wird. Die Eingabevalidierung erlaubt Werte von 0.1 bis 1; 80 würde die Berechnung massiv verfälschen. Prüfen Sie ausserdem Lohnmonat, Bonus, Kinderzulagen und weitere Abzüge, bevor Sie die Nettolohnsumme aus dem Blatt Auswertung übernehmen.

Verknüpfen Sie die Tabelle mit einem festen Termin: Öffnen Sie das Lohnjournal am gleichen Tag, an dem Sie die Mutationen für den Lohnlauf sammeln. Bei vier Mitarbeitenden dauert die Kontrolle meist weniger als 15 Minuten, wenn Eintritte, Austritte, Boni und Absenzen bereits bereitliegen.

Eine kurze Kontrollroutine

• Kopieren Sie für den nächsten Monat die Datei als neue Version und ändern Sie den Lohnmonat.
• Filtern Sie nach Kanton und kontrollieren Sie ungewöhnliche Bruttolohnsummen.
• Prüfen Sie jede Zeile mit Quellensteuerpflichtig = Ja separat.
• Vergleichen Sie Arbeitgeberkosten total mit der erwarteten Belastung der Buchhaltung.

Ändern Sie Beitragssätze nur im Blatt Parameter. Die Formeln in Lohnjournal greifen mit VLOOKUP auf diesen Bereich zu; manuelle Eingriffe in den berechneten Spalten zerstören die Referenzlogik. Speichern Sie eine unveränderte Monatskopie, damit spätere Rückfragen nachvollziehbar bleiben.

Bei mehr als 100 Lohnzeilen, mehreren Gesellschaften oder häufigen Mutationen ist eine Lohnsoftware meist die bessere Wahl. Für ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden bleibt Excel dagegen sinnvoll, solange die Sätze, Quellensteuerfälle und Überträge monatlich kontrolliert werden.