BVG Koordinationsabzug Excel - Gratis Vorlage

1. Öffnen Sie das Blatt Mitarbeitende und erfassen Sie pro Person Personalnummer, Name, Standort, Kanton, Eintrittsdatum, Jahreslohn und Pensum.
2. Prüfen Sie auf dem Blatt Berechnung, welche Werte automatisch übernommen und mit dem Koordinationsabzug verrechnet werden.
3. Verwenden Sie das Blatt Auswertung, um die wichtigsten Summen und die Übersicht für den Monats- oder Jahresabschluss zu sehen.
4. Kontrollieren Sie Ein- und Austritte besonders bei Teilzeitkräften mit einem Jahreslohn nahe der BVG-Eintrittsschwelle.
5. Tragen Sie neue Mitarbeitende zuerst in der Liste ein und kopieren Sie bestehende Zeilen nur dann, wenn Struktur und Formeln erhalten bleiben sollen.
6. Lesen Sie das Blatt Anleitung, wenn Sie die Vorlage erstmals einsetzen oder intern an eine Kollegin weitergeben.

Diese Vorlage ist für Personen gedacht, die im Lohnlauf nicht jedes Detail von Hand nachrechnen wollen: Bürokolleginnen in Handwerksbetrieben, Treuhänder in einer GmbH oder Vereinskassiererinnen mit wenigen bis mehreren Dutzend Mitarbeitenden. Besonders praktisch wird sie im Januar nach dem Jahreswechsel, bei Eintritten unter dem Jahr und vor dem Gespräch mit der Pensionskasse.

Das Blatt Mitarbeitende (Bild 1) führt die Personalnummern, Namen, Standorte, Kantone, Eintrittsdatum, Jahreslohn und Pensum in einer sauberen Liste. Wenn ein Schreinerbetrieb in Winterthur 4 Angestellte hat und zwei davon nur 60% arbeiten, sehen Sie sofort, wer bei einem Jahreslohn von CHF 28'000 noch unter der BVG-Schwelle bleibt und wer den Koordinationsabzug überhaupt betrifft.

Wofür die liste im betrieb wirklich dient

Die Vorlage hilft Ihnen vor allem dann, wenn mehrere Teilzeitpensen zusammenkommen. Ein Webshop mit 300 Bestellungen pro Monat hat oft keine klassische Personalabteilung, aber sehr wohl verschiedene Löhne, Ein- und Austritte sowie die Pflicht, sauber zu prüfen, wer in die berufliche Vorsorge fällt.

Wann Sie damit arbeiten sollten

Am sinnvollsten ist die Kontrolle direkt vor dem Monats- oder Jahresabschluss und nochmals vor dem Lohnlauf. Wer nur einmal im Jahr prüft, merkt Fehler oft erst, wenn die Pensionskasse nachfragt oder die Lohnsummen nicht mehr plausibel sind.

Was Sie auf den screenshots erkennen

Bild 2 zeigt die Berechnung mit den übernommenen Werten und den abgeleiteten Feldern. Bild 3 fasst die Resultate zusammen, damit Sie nicht jede Zeile einzeln kontrollieren müssen.

In der Schweiz ist der Koordinationsabzug der Betrag, der vom Jahreslohn abgezogen wird, bevor der koordinierte Lohn für die Pensionskasse festgelegt wird. Für 2026 beträgt der koordinierte Bereich in der Praxis weiterhin die bekannte Schwelle mit dem Koordinationsabzug von CHF 26'460; massgebend ist, ob der Jahreslohn über der Eintrittsschwelle liegt und wie hoch der versicherte Lohn nach Abzug ausfällt.

Ein Beispiel: Bei einem Jahreslohn von CHF 54'000 ergibt sich nach Abzug des Koordinationsabzugs ein koordinierter Lohn von CHF 27'540. Bei CHF 36'000 bleiben nur CHF 9'540 übrig; bei tiefen Teilzeitpensen kann der versicherte Lohn also stark schrumpfen, auch wenn die Person regulär angestellt ist.

Für die Praxis ist oft die einfache Lösung besser als eine eigene Rechenkonstruktion. Wer im KMU unter Zeitdruck arbeitet, fährt mit einer klaren Excel-Vorlage besser als mit mehreren losen Dateien, weil sich die Grenze pro Person und nicht erst in einer Gesamtliste prüfen lässt.

Wichtig ist auch die Unterscheidung zwischen Einzelfirma, GmbH und AG: Bei Angestellten zählt der Lohnlauf, nicht die Rechtsform allein. Wer 6 Mitarbeitende mit je CHF 4'800 Monatslohn hat, rechnet im Jahr bereits mit CHF 345'600 Lohnsumme; da lohnt sich eine saubere BVG-Übersicht deutlich mehr als eine manuelle Notiz auf Papier.

Der häufigste Fehler ist ein falscher oder vergessener Koordinationsabzug bei Teilzeitangestellten. Wenn Sie bei 3 Mitarbeitenden je CHF 26'460 zu viel oder zu wenig abziehen, ist die Rechnung zwar klein pro Person, aber in der Pensionskasse über das Jahr schnell mehrere hundert Franken daneben.

Ein zweiter Klassiker ist das falsche Eintrittsdatum. Wer eine Person erst ab 01.09.2026 korrekt aufnimmt, aber die Pensionskasse ab Januar berechnet, produziert vier bis acht Monate falsche Werte; je nach Lohnhöhe geht es dann rasch um CHF 500 bis CHF 1'500 pro Fall.

Fehler bei teilzeit und austritt

Gerade bei Austritten wird oft nicht mehr sauber kontrolliert, ob der Jahreslohn anteilig neu zu beurteilen ist. Ein Betrieb mit 8 Personen spart mit korrekter Excel-Pflege nicht nur Zeit, sondern vermeidet Rückfragen der Pensionskasse, die sonst locker einen halben Arbeitstag kosten können.

Was das in franken bedeutet

Wenn eine falsche Berechnung 12 Mitarbeitende betrifft und pro Person nur CHF 80 Differenz entsteht, sind das bereits CHF 960. Dazu kommt der administrative Aufwand: Korrekturen, E-Mails, neue Lohnabrechnungen und eventuell eine Nachbelastung bei Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträgen.

Warum Excel hier besser ist als kopierte notizen

Eine ordentliche Tabelle schlägt lose Excel-Dateien mit Handnotizen fast immer. Wer dieselbe Zahl in drei Tabellenblättern manuell nachführt, vervielfacht das Risiko von Tippfehlern; mit zentraler Eingabe sinkt dieses Risiko deutlich.

Am besten verankern Sie die Vorlage direkt im Lohnrhythmus: immer am gleichen Tag wie der Lohnlauf oder am letzten Arbeitstag des Monats. Wer das Blatt nur gelegentlich öffnet, verliert nach 14 Tagen den Überblick; wer es an einen fixen Zeitpunkt bindet, nutzt es langfristig.

Das Blatt Auswertung (Bild 3) ist dafür ideal, weil es Ihnen die wichtigsten Werte in einer zusammengefassten Ansicht zeigt. Wenn Sie 15 Mitarbeitende haben und jeden Monat nur 10 Minuten für die Kontrolle brauchen, sparen Sie im Jahr bereits rund 2 Stunden gegenüber einer manuellen Einzelprüfung.

Welche arbeitsweisen sich bewähren

• Das Vorjahresblatt kopieren und nur neue Eintritte ergänzen.
• Die Eingabezellen farblich markieren, damit niemand Formeln überschreibt.
• Datenvalidierung nutzen, damit Kantone, Pensum und Eintrittsdatum sauber bleiben.
• Bedingte Formatierung einsetzen, wenn ein Lohn nahe an der BVG-Schwelle liegt.

Wann Sie besser auf software wechseln

Sobald Sie mehrere Standorte, häufige Mutationen oder mehr als rund 25 bis 30 Mitarbeitende haben, wird Excel schnell eng. Dann ist eine Lohnsoftware mit Schnittstelle zur Pensionskasse meist sinnvoller als eine immer grössere Tabelle, weil Sie weniger Doppelpflege haben und die Fehlerquote sinkt.

Spätestens bei der Lohnsoftware gehört dazu auch ein Muster für den Lohnausweis, damit die Jahreswerte ohne zusätzliche Nacharbeit sauber weitergegeben werden können.

Bild 1 zeigt das Blatt Mitarbeitende mit einer klassischen Liste aus Personal-Nr., Vorname, Nachname, Standort, Kanton, Eintrittsdatum, Jahreslohn CHF und Pensum. Diese Struktur ist für den Alltag wichtig, weil Sie damit pro Person sofort sehen, ob die Basisdaten vollständig sind.

Bild 2 zeigt das Blatt Berechnung, in dem die Eingaben in abgeleitete Werte überführt werden. Dort erkennen Sie den Unterschied zwischen dem Bruttolohn und dem für die BVG massgebenden Wert; genau an dieser Stelle entstehen in der Praxis die meisten Missverständnisse.

Was die auswertung leistet

Bild 3 fasst die Resultate zusammen und spart Ihnen das mühsame Hin- und Herspringen zwischen Zeilen. Wer zum Beispiel 18 Mitarbeitende verwaltet, sieht auf einen Blick, wie viele überhaupt im relevanten Bereich liegen.

Wozu die anleitung gedacht ist

Bild 4 enthält das Blatt Anleitung. Es ist nicht Dekoration, sondern hilfreich, wenn eine Stellvertretung die Datei übernehmen muss oder wenn Sie die Vorlage nach einem halben Jahr wieder öffnen und die Logik rasch verstehen wollen.

Die Logik lässt sich damit rasch nachvollziehen; für die eigentliche Beitragsberechnung braucht es dann nur noch die passenden Werte aus dem Lohnblatt.