Kurzarbeitsentschädigung Excel - Gratis Vorlage

1. Öffnen Sie das Blatt KAE Berechnung und prüfen Sie Firmenname, UID-Nummer, Adresse und Abrechnungsperiode. Die Musterdaten beziehen sich auf die Musterfirma AG und Juli 2026.
2. Überschreiben Sie in den Eingabespalten die Mitarbeiterdaten, Abteilung, Kanton und den Beschäftigungsgrad. Verwenden Sie beispielsweise 80 für ein Arbeitspensum von 80% und nicht 0.8.
3. Tragen Sie den normalen Monatslohn in CHF sowie die Sollstunden und Ausfallstunden der Abrechnungsperiode ein. Kontrollieren Sie, dass die Ausfallstunden nicht höher als die Sollstunden sind.
4. Prüfen Sie die berechneten Spalten für anrechenbaren Verdienst, Ausfallanteil und Verdienstausfall. Bei einem Monatslohn von CHF 6'800.00, 180 Sollstunden und 72 Ausfallstunden ergibt sich ein Ausfallanteil von 40.0%.
5. Kontrollieren Sie KAE-Satz, KAE-Entschädigung, Arbeitgeberbeitrag an die Sozialversicherungen und das Total je Person. Vergleichen Sie die Totalsumme mit Ihrer Lohnbuchhaltung.
6. Wechseln Sie auf das Blatt Dashboard und prüfen Sie die zusammengefassten Werte. Nutzen Sie das Blatt Anleitung, wenn eine Eingabespalte oder ein Ergebnis unklar ist.
7. Speichern Sie die ausgefüllte Datei mit der Periode im Dateinamen und legen Sie die Belege, Arbeitszeitaufzeichnungen und eingereichten KAE-Unterlagen gemeinsam ab.

Die Tabelle ist für eine Arbeitgeberin gedacht, die den Arbeitsausfall vor dem Lohnlauf quantifizieren muss. Im Produktionsbetrieb trägt die Büroverantwortliche die Sollstunden und die tatsächlich ausgefallenen Stunden je Person ein. Der Treuhänder einer GmbH nutzt dieselbe Datei als Plausibilitätskontrolle, bevor die Zahlen mit der Lohnbuchhaltung und der KAE-Abrechnung abgeglichen werden.

Vom Monatsrapport zur KAE-Liste

In der Vorlage stehen pro Person die Spalten Mitarbeiter, Abteilung und Kanton sowie Beschäftigungsgrad und normaler Monatslohn. Danach folgen maximal anrechenbarer Lohn, anrechenbarer Verdienst, Sollstunden, Ausfallstunden, Ausfallanteil, Verdienstausfall, KAE-Satz, KAE-Entschädigung, Arbeitgeberbeitrag an Sozialversicherungen und das Total inklusive Sozialversicherungen. Bild 1 macht diese Trennung sichtbar: links stehen die Eingaben, rechts die errechneten Frankenbeträge.

Ein Schreinermeister in Winterthur mit vier Angestellten kann die Liste jeden Monat aus den Arbeitszeitrapporten übernehmen. Verdient Andrea CHF 6'800.00 bei 180 Sollstunden und fallen 72 Stunden aus, beträgt der Ausfallanteil 72 / 180 = 40.0%. Bei einem anrechenbaren Verdienst von CHF 6'800.00 ergibt das einen Verdienstausfall von CHF 2'720.00 und bei 80.0% KAE eine Entschädigung von CHF 2'176.00 vor dem Arbeitgeberbeitrag.

Geeignet für verschiedene Branchen

Im Hotel, im Detailhandel oder in einem saisonalen Handwerksbetrieb ändern sich die Gründe für den Minderbeschäftigungsgrad, nicht aber die Notwendigkeit einer sauberen Stundenbasis. Für ein Team mit acht Personen und insgesamt 1'440 Sollstunden sowie 360 Ausfallstunden zeigt die Tabelle sofort einen Ausfallanteil von 25.0%. Das Dashboard in Bild 2 dient dabei als schnelle Sicht auf die Summe.

Die Anwendung beginnt nicht erst am Jahresabschluss. Die Büroverantwortliche führt sie monatlich, der Treuhänder gleicht sie beim Lohnlauf ab, und die Inhaberin verwendet die Totalsumme für die Liquiditätsplanung. Bild 3 erklärt die einzelnen Arbeitsschritte und verhindert, dass eine Ausfallstunde versehentlich als regulär geleistete Stunde erfasst wird.

Die Kurzarbeitsentschädigung ist eine Leistung der Arbeitslosenversicherung (ALV). Grundsätzlich ersetzt sie 80.0% des anrechenbaren Verdienstausfalls. Für die Berechnung gilt der maximal versicherte Verdienst von CHF 148'200.00 pro Jahr beziehungsweise CHF 12'350.00 pro Monat. Ein Monatslohn von CHF 15'000.00 wird deshalb nicht mit dem vollen Lohn in die KAE-Berechnung übernommen.

Welche Zahlen in die Excel-Tabelle gehören

Massgebend sind der normale Lohn, der Beschäftigungsgrad sowie die vertragliche Sollarbeitszeit der Abrechnungsperiode. Der Ausfallanteil wird aus Ausfallstunden geteilt durch Sollstunden gebildet. Bei 160 Sollstunden und 32 Ausfallstunden sind dies 20.0%; bei einem anrechenbaren Monatslohn von CHF 8'000.00 beträgt der Verdienstausfall CHF 1'600.00 und die KAE CHF 1'280.00.

Die Vorlage weist zusätzlich den Arbeitgeberbeitrag an die Sozialversicherungen aus. Für die KAE-Abrechnung wird dafür ein pauschaler Beitrag von 5.0% der ausfallbedingten KAE berücksichtigt. Im Beispiel entsprechen 5.0% von CHF 1'280.00 CHF 64.00; das Total inklusive Sozialversicherungen beträgt somit CHF 1'344.00. Diese Kontrollzahl ersetzt nicht die definitive Abrechnung der Ausgleichs- und Arbeitslosenkasse.

Vorankündigung und Abrechnung

Der Betrieb muss Kurzarbeit der zuständigen kantonalen Amtsstelle grundsätzlich mindestens 10 Kalendertage vor Beginn voranmelden. Die Voranmeldung erfolgt je nach Kanton über das zuständige Formular oder das kantonale Verfahren. Erst danach reicht die Arbeitgeberin die Abrechnung bei der zuständigen Arbeitslosenkasse ein; die Excel-Datei dient als interne Berechnungs- und Abstimmungsunterlage.

Die KAE setzt eine arbeitsrechtlich zulässige Kurzarbeit und eine nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung voraus. Bewahren Sie Rapporte, Lohnunterlagen, Vereinbarungen und Abrechnungen während 10 Jahren auf, wenn sie als Geschäftsunterlagen unter die Aufbewahrungspflicht nach OR Art. 958f fallen. Meine klare Praxisempfehlung lautet: Erfassen Sie die Stunden täglich oder wöchentlich, statt sie am Monatsende aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

Zur vollständigen Lohnabstimmung gehört nun auch der AHV-Lohnbeitrag, damit die in den Rapports erfassten Stunden und die daraus abgerechneten Löhne mit den Sozialabgaben zusammenpassen.

Der teuerste Fehler ist nicht eine falsch formatierte Zelle, sondern eine unbrauchbare Stundenbasis. Wenn ein Betrieb 180 Sollstunden durch 180 Ausfallstunden ersetzt, zeigt die Tabelle 100.0% Ausfall. Bei einem anrechenbaren Lohn von CHF 6'800.00 entsteht dadurch eine KAE von CHF 5'440.00 statt beispielsweise CHF 2'176.00 bei 72 Ausfallstunden. Die Differenz von CHF 3'264.00 muss später erklärt und korrigiert werden.

Falscher Lohn oder falsche Periode

Ein häufiger Praxisfehler ist die Übernahme des Bruttolohns aus einem Monat mit Bonus, 13. Monatslohn oder unbezahlter Absenz. Ebenso problematisch ist, Juli-Stunden mit dem Lohnlauf für Juni zu vermischen. Bei sechs Mitarbeitenden und je CHF 500.00 zu hoch angesetztem Monatslohn wird die Berechnungsbasis um CHF 3'000.00 verfälscht; bei 40.0% Ausfall und 80.0% KAE sind das CHF 960.00 zu viel KAE.

Kontrollieren Sie ausserdem den maximal anrechenbaren Monatslohn von CHF 12'350.00. Wird ein Lohn von CHF 14'000.00 ungekürzt verwendet, beträgt die Differenz CHF 1'650.00. Bei einem Ausfallanteil von 50.0% und 80.0% KAE führt allein dieser Fehler zu CHF 660.00 zu hoher Entschädigung.

Ausfallstunden, Ferien und Abwesenheiten vermischen

Ferien, Krankheit, Unfall und unbezahlte Abwesenheit sind keine Kurzarbeitsstunden. Werden 24 Ferien- und 16 echte Ausfallstunden gemeinsam als 40 Ausfallstunden eingetragen, steigt bei 160 Sollstunden der ausgewiesene Ausfallanteil von 10.0% auf 25.0%. Das erzeugt eine Differenz von CHF 1'632.00, wenn der Monatslohn CHF 6'800.00 beträgt und die KAE mit 80.0% berechnet wird.

Auch ein falscher Beschäftigungsgrad wirkt direkt auf die Plausibilität. Bei einem 80%-Pensum gehören bei 180 Vollzeit-Sollstunden normalerweise 144 Stunden zur Vergleichsbasis; 60 Ausfallstunden entsprechen dann 41.7%, nicht 33.3% der Vollzeitstunden. Prüfen Sie deshalb jede Zeile gegen Arbeitsvertrag, Monatsrapport und Lohnabrechnung. Eine nachträgliche Korrektur kostet bei zehn Personen schnell einen halben Arbeitstag und verzögert die Auszahlung.

Nach der Korrektur auf Vertrag, Monatsrapport und Lohnabrechnung folgt der Lohnausweis als letzte Kontrolle der ausgewiesenen Lohnwerte.

Eine KAE-Datei bleibt nur nützlich, wenn sie an einen festen Termin gekoppelt ist. Legen Sie den Abgleich auf den letzten Arbeitstag des Monats oder unmittelbar vor den Lohnlauf. Dann liegen die Sollstunden, Ausfallstunden und Löhne bereits vor, und die verantwortliche Person muss nicht zwei Wochen später nach alten Rapporten suchen.

Eine kurze Routine mit klarer Verantwortung

• Die Abteilungsverantwortlichen liefern ihre Stundenrapporte spätestens am zweiten Arbeitstag des Folgemonats.
• Die Büroverantwortliche überträgt die Werte in KAE Berechnung und prüft jede Ausfallstunde gegen den Rapport.
• Die Lohnbuchhaltung vergleicht die Summe der KAE mit dem Lohnlauf; Abweichungen über CHF 50.00 pro Person werden kommentiert.
• Die Inhaberin prüft das Dashboard und speichert die Datei zusammen mit den Belegen und der eingereichten Abrechnung.

Arbeiten Sie immer mit einer Kopie der Vormonatsdatei, ändern Sie aber die Abrechnungsperiode und löschen Sie die alten Mitarbeiterwerte vollständig. In der sichtbaren Tabelle von Bild 1 sollten Eingaben in gelben Feldern erfolgen; berechnete Spalten wie Verdienstausfall und Total KAE werden nicht überschrieben. So bleiben Formeln und Querverweise erhalten.

Wann Excel nicht mehr genügt

Bei vier Mitarbeitenden und einer monatlichen Abrechnung ist diese Kontrolle meist schneller als ein neues System. Bei 80 Mitarbeitenden, mehreren Arbeitszeitmodellen und 12 Monatsdateien entstehen jedoch 960 Person-Monatszeilen pro Jahr. Dann ist eine Lohnsoftware mit integrierter Arbeitszeiterfassung vorzuziehen, weil Korrekturen, Versionen und Freigaben nicht mehr zuverlässig manuell kontrolliert werden können.

Die Excel-Vorlage bleibt auch dann als Stichprobe brauchbar. Nehmen Sie jeden Monat drei Personen mit unterschiedlichen Pensen, etwa 100%, 80% und 60%, und rechnen Sie den Ausfallanteil separat nach. Dieser 15-Minuten-Test entdeckt meist schneller einen Übertragungsfehler als eine vollständige Neuberechnung.