Lohnfortzahlung Berner Skala Excel - Gratis Vorlage

1. Arbeitsmappe öffnen: Lesen Sie zuerst die Hinweise im Blatt Anleitung und prüfen Sie, ob die Berner Skala für Ihre Arbeitsverträge oder einen anwendbaren GAV passt.
2. Mitarbeitende erfassen: Tragen Sie im Blatt Mitarbeitende Personal-Nr., Name, Vorname, Abteilung und Eintrittsdatum ein. Verwenden Sie pro Person eine eigene Zeile.
3. Krankheitsfall eintragen: Ergänzen Sie den Krankheitsbeginn und den monatlichen Lohn in CHF. Prüfen Sie das verwendete Datum im Format TT.MM.JJJJ.
4. Anspruch hinterlegen: Übernehmen Sie aus dem Blatt Berner Skala die passende Anspruchsdauer aufgrund der Dienstjahre oder der bei Ihnen geltenden Vereinbarung.
5. Bezug nachführen: Erfassen Sie die bereits bezogenen Krankheitstage. Kontrollieren Sie danach Anspruch, verbleibende Tage, Tageslohn und Lohnfortzahlung.
6. Lohnlauf kontrollieren: Vergleichen Sie den Status und die Beträge mit der Abwesenheitsmeldung, dem Arztzeugnis und der Lohnabrechnung, bevor Sie den Lohnlauf abschliessen.
7. Auswertung ansehen: Öffnen Sie das Dashboard für die Übersicht und aktualisieren Sie die Mitarbeitendenliste nach jeder neuen Meldung oder Änderung.

Die Tabelle ist für Situationen gedacht, in denen eine Personalverantwortliche, ein Treuhänder oder eine Inhaberin einer Schweizer KMU die Lohnfortzahlung bei Krankheit nachführen muss. Besonders praktisch ist sie im monatlichen Lohnlauf: Am 20. des Monats werden neue Arztzeugnisse, bezogene Tage und die verbleibende Anspruchsdauer kontrolliert.

Ein Schreinermeister in Winterthur mit vier Angestellten kann so beispielsweise für jeden Krankheitsfall eine eigene Zeile führen. Bei einem Monatslohn von CHF 6'800 und einem eingetragenen Anspruch von 60 Tagen erkennt er sofort, wie viele Tage bereits berücksichtigt wurden und welcher Betrag im Fall noch zu prüfen ist.

Die vier Tabellenblätter der Arbeitsmappe

Bild 1 zeigt das Blatt Mitarbeitende. Die Tabelle reicht von Personal-Nr., Name und Vorname über Abteilung, Eintrittsdatum und Dienstjahre bis zu Krankheitsbeginn, Lohn Monat CHF, Anspruch Monate (Skala), Anspruch Tage, bereits bezogenen Tagen, verbleibenden Tagen, Tageslohn CHF, Lohnfortzahlung CHF und Status. Die türkise Kopfzeile macht die 15 Spalten auch bei einer längeren Liste gut lesbar.

Bild 2 zeigt das Blatt Berner Skala, das als Nachschlagewerk für die Anspruchsdauer dient. Bild 3 zeigt das Dashboard mit der verdichteten Auswertung; die Vorlage verwendet dafür die im Python-Code angelegten Diagramm- und Formatierungselemente. Bild 4 zeigt die Anleitung mit den Bedienhinweisen.

Wann sich die Liste besonders bewährt

Eine Selbstständige mit Einzelfirma nutzt sie vor dem Monatsabschluss, ein Treuhänder in einer GmbH vor der Lohnabrechnung und ein Büroverantwortlicher im Handwerksbetrieb nach jeder neuen Krankheitsmeldung. Bei acht Mitarbeitenden und durchschnittlich zwei Fällen pro Jahr sind das 16 Fälle: Eine vollständige Zeile je Fall ist übersichtlicher als verstreute Notizen in E-Mails.

Die gesetzliche Grundlage bildet OR Art. 324a. Ist eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer ohne eigenes Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert, besteht nach Ablauf der Probezeit grundsätzlich eine Pflicht zur Lohnfortzahlung. Im ersten Dienstjahr beträgt der gesetzliche Mindestanspruch drei Wochen; danach wird häufig die Berner Skala als kantonal geprägte Gerichts- und Praxistabelle verwendet.

Die verbreitete Berner Skala sieht im zweiten Dienstjahr einen Monat, im dritten bis fünften Dienstjahr zwei Monate, im sechsten bis zehnten Dienstjahr drei Monate, im elften bis fünfzehnten Dienstjahr vier Monate, im sechzehnten bis zwanzigsten Dienstjahr fünf Monate und ab dem 21. Dienstjahr sechs Monate vor. Die Vorlage enthält dafür ein eigenes Blatt und arbeitet in der Mitarbeitendenliste zusätzlich mit Anspruch in Tagen.

Monat, Tag und Lohnbetrag nicht verwechseln

Die Skala nennt typischerweise Monate, während der Lohnlauf mit Kalendertagen oder konkreten Abwesenheitstagen arbeitet. Das ist kein nebensächliches Detail: Bei einem Monatslohn von CHF 7'400 und einem Anspruch von zwei Monaten müssen Sie zuerst festlegen, wie Ihr Betrieb den Tageslohn berechnet. Ein pauschaler Divisor von 30 ergibt CHF 246.67 pro Tag; eine andere vertragliche oder lohnprogrammabhängige Methode kann zu einem anderen Wert führen.

Für die Lohnfortzahlung ist der vertraglich geschuldete Lohn massgebend. Naturallohn und regelmässige Lohnbestandteile können dazugehören. Ein GAV, ein Arbeitsvertrag oder eine gleichwertige Krankentaggeldversicherung kann die gesetzliche Lösung ersetzen oder ergänzen; die Regelung muss im Personalprozess klar dokumentiert sein.

Abgrenzung zu Unfall und Taggeld

Bei einem Unfall ist nicht einfach die Berner Skala anzuwenden. Dann greifen je nach Voraussetzungen die Leistungen der Suva/UVG oder eines privaten Unfallversicherers. Bei Krankheit kann eine Krankentaggeldversicherung die Arbeitgeberpflicht nach einer gleichwertigen Lösung abdecken. Die Vorlage ist deshalb eine Kontrollhilfe für die Lohnadministration, aber kein Ersatz für die Prüfung von Vertrag, GAV, Versicherung und Arztzeugnis.

Der teuerste Fehler entsteht oft nicht durch eine komplizierte Formel, sondern durch ein falsches Eintrittsdatum. Wird eine Person mit Eintritt am 01.06.2015 im Jahr 2026 versehentlich wie im zehnten statt im elften Dienstjahr behandelt, kann der Anspruch nach der Berner Skala um einen ganzen Monat abweichen. Bei einem Monatslohn von CHF 7'400 entspricht das bereits CHF 7'400 zusätzlicher oder fehlender Lohnfortzahlung.

Bezogene Tage werden nicht nachgeführt

Im Alltag wird ein Arztzeugnis abgelegt, aber die Spalte Bereits bezogene Tage bleibt unverändert. Ein Beispiel: Anspruch 60 Tage, bisher eingetragen 12 Tage, tatsächlich aber 27 Tage. Die Tabelle zeigt dann 48 statt 33 verbleibende Tage. Dieser Unterschied kann den nächsten Lohnlauf um 15 Tage oder mehrere tausend Franken verfälschen.

Teilzeit und Monatslohn werden falsch behandelt

Eine Mitarbeiterin arbeitet 60 Prozent und verdient CHF 3'900 im Monat. Wird im Blatt versehentlich der Vollzeitlohn von CHF 6'500 erfasst, ist die ausgewiesene Lohnfortzahlung um CHF 2'600 pro Monat zu hoch. Umgekehrt führt ein alter Lohn nach einer Lohnerhöhung zu einer Unterzahlung und zu einer nachträglichen Korrektur im Lohnausweis oder in der Lohnbuchhaltung.

Ein weiterer Klassiker ist das Vermischen von Krankheitstagen und Unfalltagen. Ein Unfallfall wird in die gleiche Liste eingetragen, obwohl die UVG-Versicherung bereits Taggelder abrechnet. Bei einem Monatslohn von CHF 5'300 und einem Unfalltaggeld von 80 Prozent entsteht bei 20 Tagen schnell eine Differenz von CHF 2'120. Ohne klare Fallprüfung wird derselbe Zeitraum möglicherweise doppelt oder gar nicht bezahlt.

Kontrolle vor der Auszahlung

Prüfen Sie vor dem Lohnlauf drei Belege: Eintrittsdatum im Personalstamm, Arztzeugnis mit Zeitraum und die letzte Lohnabrechnung. Stimmen diese Angaben nicht überein, darf der Status nicht einfach auf abgeschlossen gesetzt werden. Eine Korrektur nach Auszahlung kostet in einem Betrieb mit zehn Fällen pro Monat leicht zwei bis vier Stunden Lohnadministration und zusätzliche Rückfragen der Mitarbeitenden.

Zur Kontrolle der Auszahlung gehört auch der Prämienabzug für UVG und NBU, damit der Lohnlauf nicht nur beim Unfalltag, sondern auch bei den Versicherungsabzügen korrekt bleibt.

Die beste Routine beginnt nicht am Monatsende, sondern mit einem festen Auslöser. Legen Sie die Kontrolle auf den gleichen Arbeitstag wie den Lohnlauf, zum Beispiel jeweils am 20. des Monats. Dann prüfen Sie neue Krankheitsmeldungen, aktualisieren die bezogenen Tage und vergleichen die verbleibenden Tage mit der Abwesenheitsübersicht.

Eine kurze Kontrolle mit festen Regeln

• Verwenden Sie die Personal-Nr. als eindeutige Verbindung zwischen Mitarbeitendenliste, Lohnprogramm und Arztzeugnis.
• Führen Sie pro laufendem Fall nur eine Hauptzeile und tragen Sie die kumulierten bezogenen Tage nach jeder Abrechnung nach.
• Kopieren Sie vor dem Monatsabschluss eine Sicherungskopie mit Datum, etwa Lohnfortzahlung_2026-07-21.
• Markieren Sie Eingaben wie Monatslohn, Krankheitsbeginn und bezogene Tage konsequent in den vorgesehenen gelb hinterlegten Feldern.

Bei sechs Fällen dauert die Kontrolle mit vollständigen Belegen ungefähr 20 Minuten. Das ist schneller als eine spätere Rekonstruktion aus drei Lohnabrechnungen, Kalendernotizen und E-Mail-Verläufen.

Wann Excel nicht mehr genügt

Die Vorlage eignet sich für einen überschaubaren Personalbestand und eine periodische Kontrolle. Bei 80 Mitarbeitenden, mehreren Krankheitsperioden pro Person oder häufigen Teilzeitänderungen sollten Sie die Absenzen in einer Lohnsoftware führen, die OR-Regeln, GAV, Unfalltaggelder und Krankentaggeld miteinander verknüpft.

Meine klare Empfehlung: Nutzen Sie Excel für eine kleine Firma mit beispielsweise zehn Mitarbeitenden, solange eine Person die Liste monatlich prüft. Sobald mehrere Personen gleichzeitig Eingaben machen oder 100 Fallzeilen überschritten werden, ist eine zentrale Software sicherer. Die Excel-Datei kann dann weiterhin als Kontrollauswertung dienen, sollte aber nicht mehr die einzige Quelle für den Lohnlauf sein.

Die Excel-Datei bleibt dabei oft auch die Basis für die Berechnung des AHV-Arbeitgeberbeitrags, bevor die Werte in den monatlichen Lohnlauf übernommen werden.