AHV IV EO Abrechnung Excel - Gratis Vorlage

1. Öffnen Sie das Blatt Lohnabrechnung und erfassen Sie pro Person Name, Personalnummer, Funktion, Standort, Kanton und AHV-Nummer.
2. Tragen Sie für jeden Monat den Bruttolohn, Zulagen und Spesen ein. Die Formel berechnet daraus den beitragspflichtigen Lohn.
3. Kontrollieren Sie den Satz für AHV/IV/EO und prüfen Sie, ob 10.6% als Basis verwendet werden soll. Für eine Lohnsumme von CHF 8'500 plus CHF 350 Zulagen und CHF 200 Spesen ergibt sich ein anderes Total als bei reinem Grundlohn.
4. Prüfen Sie den berechneten Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil sowie den Nettolohn. So sehen Sie sofort, ob ein Abzug fehlt oder doppelt erfasst wurde.
5. Öffnen Sie das Blatt AHV_EO_Uebersicht und kontrollieren Sie die Monatswerte. Das ist besonders nützlich bei 4, 8 oder 15 Mitarbeitenden, weil Sie die Summe statt jede Zeile einzeln sehen.
6. Nutzen Sie das Blatt Anleitung, wenn Sie die Reihenfolge für die Eingabe oder den Monatsabschluss vergessen. Dort steht die Logik der Vorlage kurz und praktisch erklärt.
7. Speichern Sie am Monatsende eine Kopie ab. So behalten Sie für Lohnlauf, Jahresabschluss und Rückfragen eine nachvollziehbare Historie.

Diese Excel-Vorlage passt für kleine Schweizer Arbeitgeber, die jeden Monat wenige bis mittlere Löhne abrechnen. Typisch sind die Einzelfirma mit 3 Angestellten, die GmbH mit 8 Mitarbeitenden oder der Verein mit einer Teilzeit-Kassierin auf Monatslohn.

Bild 1 zeigt das Blatt Lohnabrechnung mit den Spalten für Mitarbeiter/in, Personalnummer, Funktion, Standort, Kanton, AHV-Nummer, Lohnmonat, Bruttolohn, Zulagen und Spesen. Genau dort erfassen Sie die Daten, bevor die Formel den beitragspflichtigen Lohn und die Abzüge berechnet.

Für den Monatslauf im kleinen Betrieb

Ein Sanitärbetrieb in Winterthur mit 4 Angestellten kann die Löhne in weniger als 15 Minuten prüfen, wenn die Basisdaten einmal sauber erfasst sind. Bei einem Monatslohn von CHF 6'500, CHF 300 Zulagen und CHF 100 Spesen sehen Sie sofort, wie sich der beitragspflichtige Betrag vom Auszahlungsbetrag unterscheidet.

Für Treuhand und interne Kontrolle

Treuhänder in einer GmbH nutzen so eine Tabelle gern für die Vorprüfung vor dem Lohnlauf. Wenn im Monat 12 Löhne zusammen CHF 78'000 ergeben, ist eine klare Übersicht oft schneller als ein langer Export aus der Lohnsoftware.

Wenn Sie erst ab zwei oder drei Löhnen starten

Für eine kleine Einzelfirma ist Excel meist die pragmatischste Lösung, solange Sie nicht mit komplexen Quellensteuerfällen, mehreren Zulagenarten oder grösseren Lohnstückzahlen arbeiten. Ab etwa 10 bis 15 Mitarbeitenden lohnt sich oft eine richtige Lohnsoftware mehr, weil Freigaben, Historie und Meldungen dann sauberer automatisiert werden.

Bei AHV/IV/EO liegt der kombinierte Satz bei 10.6%, je hälftig getragen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Vorlage trennt diese beiden Anteile, damit Sie nicht versehentlich den Gesamtbeitrag als Nettolohnabzug verbuchen.

Wird ein beitragspflichtiger Lohn von CHF 7'000 erfasst, ergibt das gesamthaft CHF 742.00 AHV/IV/EO, also je CHF 371.00 für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Genau diese Rechenlogik hilft, wenn Sie pro Monat mehrere Löhne prüfen und nicht nur mit Sammelbeträgen arbeiten wollen.

Was in den beitragspflichtigen Lohn gehört

Der Lohnsatz wird in der Praxis auf den massgebenden Lohn angewendet, also auf den Betrag, der beitragspflichtig ist. In der Vorlage sind deshalb Bruttolohn, Zulagen und Spesen getrennt vorgesehen, damit Sie betragsmässig sauber sehen, was in die Berechnung fliesst und was nicht.

Wann Sie zusätzliche Themen einplanen müssen

Sobald Sie Löhne über der BVG-Schwelle, mit Quellensteuer oder mit UVG- und NBU-Themen abrechnen, wird die Sache komplexer. Dann reicht eine einfache AHV/IV/EO-Tabelle zwar noch für die Übersicht, aber nicht mehr für die vollständige Lohnabrechnung.

Warum die klare Trennung in Excel sinnvoll ist

In einer kleinen Firma ist Excel oft schneller als ein umständliches Hin- und Her zwischen Notizen, Taschenrechner und Bankauszug. Wenn Sie zum Beispiel 6 Mitarbeitende mit je CHF 5'800 Monatslohn führen, summieren sich kleine Eingabefehler rasch auf mehrere hundert Franken pro Monat.

Der häufigste Fehler ist ein falsch erfasster beitragspflichtiger Betrag. Wenn Spesen oder Zulagen in den Bruttolohn rutschen, zahlen Sie auf zu viel Lohn Beiträge oder Sie kürzen den Nettolohn falsch.

Ein Beispiel: Bei 5 Mitarbeitenden mit je CHF 4'800 Monatslohn und CHF 200 Spesen pro Person macht ein falscher Ansatz bereits CHF 1'000 pro Monat aus. Darauf fallen bei AHV/IV/EO nochmals CHF 106.00 Gesamtbeiträge an, also CHF 53.00 je Seite.

Typische Eingabefehler im Alltag

Oft fehlen die AHV-Nummer, der richtige Monat oder eine klare Kennzeichnung des Status. Dann wird aus einer sauberen Übersicht rasch eine Liste, die sich am Monatsende nicht mehr mit dem Bankauszug und den Buchungen abstimmen lässt.

Was das in Franken und Zeit kostet

Eine falsche Monatsabrechnung kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Wenn Sie 30 Minuten pro Person nachrechnen müssen und 8 Mitarbeitende haben, sind das 4 Stunden zusätzliche Arbeit für einen Fehler, der mit einer klaren Vorlage vermeidbar wäre.

Warum Excel hier nur bis zu einem gewissen Punkt reicht

Bei einfachen Löhnen ist die Vorlage ideal. Sobald jedoch mehrere Lohnarten, Quellensteuer, Familienzulagen, Krankentaggeld oder häufige Ein- und Austritte dazukommen, wächst das Risiko von Doppelspurigkeiten schneller als der Nutzen der Handarbeit.

Besonders bei mehreren Lohnarten wird die Tarifberechnung für Quellensteuer zum nötigen Zwischenschritt, bevor die Monatsabrechnung sauber weitergeführt werden kann.

Am besten koppeln Sie die Excel-Datei an einen festen Termin, zum Beispiel an den 25. des Monats oder an den Lohnlauf vor dem Monatsende. Dann wird die Abrechnung nicht zu einer Zusatzaufgabe, sondern zu einem festen Arbeitsschritt.

Kleine Routinen, die sofort helfen

• Kopieren Sie das Blatt des Vormonats und überschreiben Sie nur die neuen Werte.
• Nutzen Sie für den Monat immer dieselbe Eingabereihenfolge: Name, Lohn, Zulagen, Spesen, Kontrolle.
• Prüfen Sie das Total direkt nach der Erfassung, nicht erst nach dem Speichern.
• Hinterlegen Sie die Beträge mit CHF-Format, damit Rundungsfehler schneller sichtbar werden.

Wann Sie auf Software wechseln sollten

Sobald Sie mehrere Dutzend Lohnzeilen, variable Stundenlöhne oder wiederkehrende Meldungen an Ausgleichskasse und Versicherung haben, wird Excel schnell zu eng. Dann ist eine Lohnsoftware meist die bessere Wahl, weil sie Freigaben, Historie und Meldungen strukturierter abbildet.

Die pragmatische Grenze in kleinen Betrieben

Für 3 bis 10 Löhne pro Monat ist diese Vorlage oft genau richtig. Bei 20 oder mehr Mitarbeitenden sparen Sie mit einer richtigen Lösung in der Regel mehr Zeit, als die Excel-Datei je einspart.

Ab dieser Grössenordnung gehört auch der Lohnausweis meist nicht mehr in eine einfache Excel-Datei.