Verrechnungssteuer Excel - Gratis Vorlage

1. Schritt 1 — Öffnen Sie die Datei und prüfen Sie im Blatt Rückforderungen die Firmenangaben in den ersten beiden Zeilen. Ersetzen Sie Musterfirma AG, Adresse und UID-Nummer durch Ihre eigenen Daten.
2. Schritt 2 — Erfassen Sie jede steuerbare Leistung in einer eigenen Zeile. Tragen Sie die fortlaufende Nummer, die Wertschrift oder Bezeichnung sowie den Schuldner der steuerbaren Leistung ein.
3. Schritt 3 — Ergänzen Sie Kanton, Fälligkeitsdatum, Bruttoertrag CHF, VST-Satz % und Steuerperiode. Bei CHF 10'000.00 Bruttoertrag und 35% Satz erwarten Sie CHF 3'500.00 Verrechnungssteuer.
4. Schritt 4 — Sobald Sie den Rückforderungsantrag einreichen, erfassen Sie das Datum in Antrag eingereicht am und wählen den passenden Status.
5. Schritt 5 — Nach der Auszahlung tragen Sie Rückerstattung erhalten am und Betrag erhalten CHF ein. Prüfen Sie danach die Differenz CHF zwischen erwartetem und eingegangenem Betrag.
6. Schritt 6 — Kontrollieren Sie im Dashboard die offenen und erledigten Vorgänge sowie die Beträge. Nutzen Sie die Bearbeitungsdauer, um verspätete oder ungewöhnlich lange Fälle zu untersuchen.
7. Schritt 7 — Lesen Sie vor dem ersten Monats- oder Jahresabschluss die Hinweise im Blatt Anleitung. Speichern Sie Belege, Bankgutschriften und eingereichte Formulare zusammen mit der Excel-Datei.

Die Tabelle ist für die Person gedacht, die in einem Schweizer Betrieb tatsächlich mit den Bankbelegen und Depotauszügen arbeitet. In einer AG erfasst oft die Finanzbuchhaltung die Dividenden der Beteiligungen; in einer GmbH liegt die Aufgabe beim Treuhänder oder bei der kaufmännischen Mitarbeiterin. Auch eine Privatperson mit Schweizer Aktien kann die Liste verwenden, wenn mehrere Depots und Fälligkeitstermine zusammenkommen.

Der Bedarf entsteht nicht nur am Jahresende. Eine Dividende wird an einem bestimmten Fälligkeitsdatum gutgeschrieben, und die Bank weist Bruttoertrag sowie abgezogene Verrechnungssteuer aus. Genau diese zwei Werte gehören zusammen in eine Zeile. Bei einer Dividende von CHF 8'000.00 beträgt die VST bei 35% CHF 2'800.00; der Nettobetrag auf dem Konto ist dann CHF 5'200.00.

Ein Beispiel aus der Zürcher Buchhaltung

Ein Schreinermeister in Winterthur führt eine AG mit vier Angestellten und hält neben dem operativen Geschäft Aktien eines Lieferanten. Im April 2026 erhält die AG eine Dividende mit CHF 4'500.00 Bruttoertrag und CHF 1'575.00 Verrechnungssteuer. Im Tracker stehen Wertschrift, Schuldner, Fälligkeitsdatum und Steuerperiode, bevor der Antrag an die zuständige Stelle weitergegeben wird.

Das ist praktischer als eine lose Notiz im E-Mail-Postfach: Der Status zeigt, ob der Antrag noch vorbereitet, eingereicht oder erledigt ist. Nach der Auszahlung kommt das effektive Eingangsdatum dazu. Die Spalte Bearbeitungsdauer (Tage) zeigt anschliessend, ob ein Fall nach 20 Tagen oder erst nach 90 Tagen abgeschlossen wurde.

Für Monatsabschluss und Jahresabschluss

Die Finanzverantwortliche kann die Liste vor dem Monatsabschluss mit den Bankgutschriften abgleichen. Beim Jahresabschluss liefert sie dem Treuhänder eine nachvollziehbare Liste der erwarteten Rückzahlungen, statt nur einen Sammelbetrag zu nennen.

Im Blatt Dashboard (Bild 2) sehen Sie die verdichtete Auswertung, während Bild 1 die Detailzeilen im Blatt Rückforderungen zeigt. Bild 3 mit der Anleitung ist besonders nützlich, wenn die Stellvertretung erstmals einen Antrag dokumentiert.

Die Verrechnungssteuer beträgt auf Dividenden, Zinsen und bestimmten weiteren Kapitalerträgen grundsätzlich 35%. Sie wird von der Schuldnerin oder dem Schuldner der steuerbaren Leistung abgezogen und an die ESTV abgeliefert. Ein Beispiel: Von einer Bruttodividende von CHF 12'000.00 werden CHF 4'200.00 VST abgezogen; CHF 7'800.00 fliessen netto an die berechtigte Person oder Gesellschaft.

Die Rückerstattung ist keine zusätzliche Einnahme, sondern die Rückgabe einer Sicherungssteuer, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Eine Schweizer Gesellschaft muss den Ertrag korrekt verbuchen und in der Steuerdeklaration deklarieren. Die Einträge im Tracker ersetzen weder den amtlichen Rückerstattungsantrag noch die Deklaration.

Frist und Zuständigkeit

Für die Rückforderung gilt grundsätzlich eine Frist von drei Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die steuerbare Leistung fällig geworden ist. Eine am 15.06.2026 fällige Dividende muss somit grundsätzlich bis zum 31.12.2029 verfolgt und beantragt werden. Im Tracker gehört das Fälligkeitsdatum deshalb in eine eigene Spalte und nicht nur in die Bemerkung.

Bei Schweizer juristischen Personen ist die ESTV die zentrale Behörde für die Verrechnungssteuer. Der Antrag muss die erforderlichen Angaben und Nachweise enthalten. Dazu gehören insbesondere die Abrechnung der steuerbaren Leistung, der ausgewiesene Steuerabzug und die korrekte Identifikation der anspruchsberechtigten Gesellschaft mit ihrer UID-Nummer, beispielsweise CHE-123.456.789 MWST.

Rückforderung und Buchhaltung verbinden

Im Kontenrahmen KMU müssen Bruttoertrag und Verrechnungssteuer sauber nachvollziehbar verbucht werden. Die VST darf nicht einfach als Aufwand stehen bleiben, wenn eine Rückforderung beansprucht wird. Die Bilanzposition für den erwarteten Rückerstattungsbetrag muss mit dem Tracker und dem Bankbeleg übereinstimmen.

Ich empfehle für kleine Betriebe eine effektive Einzelkontrolle statt einer pauschalen Jahreszahl. Bei 30 Dividendenbelegen à CHF 2'000.00 entstehen CHF 21'000.00 abgezogene VST; eine einzige fehlende Zeile würde bereits CHF 700.00 betreffen. Belege und Aufzeichnungen sind nach OR Art. 958f grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren.

Für die spätere Rückerstattung braucht es zudem eine saubere MWST-Abrechnung, in der die Beträge aus Tracker, Bankbeleg und Jahresunterlagen nachvollziehbar zusammengeführt werden.

Der teuerste Fehler ist oft nicht ein falscher Prozentsatz, sondern ein fehlender Abgleich zwischen Depotbeleg, Buchhaltung und Antrag. Eine Mitarbeiterin sieht auf dem Bankauszug nur CHF 6'500.00 und trägt diesen Nettobetrag als Bruttoertrag ein. Bei einem tatsächlichen Bruttoertrag von CHF 10'000.00 fehlen dadurch CHF 3'500.00 als mögliche Rückforderung.

Netto statt brutto erfasst

Die 35% werden vom Bruttoertrag berechnet, nicht vom Zahlungseingang. Bei CHF 20'000.00 Bruttodividende sind CHF 7'000.00 VST und CHF 13'000.00 Nettoauszahlung korrekt. Wer den Nettobetrag einträgt, macht die spätere Abstimmung schwierig und riskiert, dass der Antrag um CHF 2'450.00 zu niedrig ausfällt.

Fälligkeit und Steuerperiode verwechselt

Ein Titel kann im Dezember 2026 beschlossen, aber erst im Januar 2027 fällig werden. Für die Frist und die Zuordnung zählt die steuerbare Leistung beziehungsweise ihr Fälligkeitsdatum, nicht das Datum der Generalversammlung oder der Buchung im Depot. Fehlt diese Unterscheidung, landet der Vorgang leicht im falschen Steuerjahr.

Bei einer Liste mit 80 Positionen kostet eine nachträgliche Suche in PDF-Auszügen schnell einen halben Arbeitstag. Die Spalten Fälligkeitsdatum, Steuerperiode und Schuldner der steuerbaren Leistung zwingen zu einer besseren Belegzuordnung, bevor der Antrag zusammengestellt wird.

Rückzahlung nicht mit Antrag verwechselt

Ein eingereichter Antrag ist noch kein Zahlungseingang. Wird der Status zu früh auf erledigt gesetzt, bleibt eine ausstehende Rückforderung im Jahresabschluss unsichtbar. Bei 12 offenen Fällen à durchschnittlich CHF 1'200.00 geht es um CHF 14'400.00 Liquidität, die zwar nicht verloren, aber nicht eingeplant ist.

Ein weiterer Fehler ist eine Differenz von wenigen Franken, die niemand untersucht. Erhält die Gesellschaft statt erwarteter CHF 4'200.00 nur CHF 4'165.00, können Rundungen, ein fehlender Beleg oder eine Teilzahlung dahinterstehen. Die Differenz CHF und die Bemerkung halten fest, wer den Fall bis wann klärt.

Auch unvollständige Nachweise verursachen Aufwand: Der Treuhänder muss Belege nachfordern, die ESTV kann Rückfragen stellen, und der Abschluss verzögert sich. Meine klare Empfehlung lautet deshalb: Erst den Bankbeleg und den Steuerbeleg abgleichen, dann den Status auf eingereicht setzen.

Der Abgleich gehört damit zum letzten Schritt vor dem Versand der Mehrwertsteuer-Abrechnung.

Eine Rückforderungsliste bleibt nur aktuell, wenn sie an einen bereits bestehenden Termin gekoppelt ist. Legen Sie für Wertschriften einen festen Kontrolltermin am ersten Arbeitstag nach dem Monatsabschluss fest. Dann vergleichen Sie Depotauszüge, Bankgutschriften und neue Fälligkeitsdaten, bevor die Unterlagen an die Buchhaltung oder den Treuhänder gehen.

Die fünfminütige Kontrollroutine

• Neue Dividenden und Zinsen aus dem Depotauszug direkt als neue Zeile eintragen.
• Bruttoertrag und 35%-Abzug mit dem Steuerbeleg vergleichen, nicht nur mit dem Nettobetrag.
• Bei eingereichten Fällen den Status und das Datum aktualisieren.
• Neue Zahlungseingänge mit Betrag und Datum erfassen.
• Zeilen mit einer Differenz ungleich CHF 0.00 bis zum nächsten Monatsabschluss markieren.

Für wiederkehrende Fälle kopieren Sie nicht die gesamte Datei, sondern verwenden Sie eine neue Zeile im Blatt Rückforderungen. So bleiben die Steuerperioden getrennt. Die gelb markierten Eingabefelder helfen, Eingaben von berechneten oder organisatorischen Angaben zu unterscheiden.

Wann Excel nicht mehr genügt

Bei 15 bis 100 Vorgängen pro Jahr ist dieser Tracker meist übersichtlich. Ab 500 Wertschriftenpositionen, mehreren Gesellschaften oder einem Team mit parallelen Änderungen steigt jedoch das Risiko für doppelte Nummern und überschriebenen Status. Dann ist eine Finanzsoftware oder ein Dokumentenmanagement mit Rollen, Belegverknüpfung und Änderungsprotokoll die bessere Wahl.

Behalten Sie Excel trotzdem als Kontrollliste, wenn die Hauptbuchhaltung in einer anderen Lösung läuft. Ein monatlicher Abgleich von 40 Zeilen dauert deutlich weniger als eine nachträgliche Suche nach einer fehlenden Rückforderung über CHF 3'500.00.