Rechnung Excel - Gratis Vorlage

1. Stammdaten erfassen: Tragen Sie im Blatt Stammdaten bis zu 100 Kunden in den Spalten A bis H ein. Ergänzen Sie rechts davon Artikelnummer, Beschreibung, Einheit, Preis exkl. MWST, MWST-Satz und Kategorie.
2. Firmendaten prüfen: Kontrollieren Sie die Angaben in den Firmenfeldern der Stammdaten. Diese werden im Blatt Rechnung automatisch in die Bereiche Absender und Rechnungsdetails übernommen.
3. Rechnung nummerieren: Erfassen Sie im Blatt Rechnung die Rechnung-Nr., das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum. Das Beispiel verwendet die Nummer RE-2026-0915.
4. Kunde auswählen: Wählen Sie in B13 eine Kundennummer aus der Auswahlliste. Name, Strasse, PLZ, Ort, Kanton, UID-Nummer und Zahlungsfrist werden per VLOOKUP geladen.
5. Positionen eingeben: Wählen Sie in B19:B118 eine Artikelnummer und tragen Sie Menge sowie Rabatt in Prozent ein. Beschreibung, Einheit, Einzelpreis und MWST-Satz werden automatisch ergänzt.
6. Ergebnis kontrollieren: Prüfen Sie Rabattbetrag, Netto exkl. MWST, MWST-Betrag und Total inkl. MWST. Das Blatt Übersicht zeigt zusätzlich die Auswertung nach 8,1 % und 2,6 %.
7. Status und Ausgabe setzen: Wählen Sie Offen, Bezahlt oder Überfällig. Prüfen Sie vor dem Versand Adresse, UID-Nummer, Zahlungsziel, IBAN und QR-Referenz.

Eine Rechnungsvorlage dieser Art ist besonders praktisch, wenn Sie regelmässig ähnliche Leistungen fakturieren, aber noch keine Fakturierungssoftware benötigen. Die Selbstständige mit Einzelfirma hinterlegt ihre Kunden und Leistungen einmal und erstellt danach jede Monatsrechnung über die Kundennummer und die Artikelnummer. Ein kleiner Handwerksbetrieb kann beispielsweise Arbeitsstunden, Materialpauschalen und Fahrtkosten als Artikel führen.

Im Blatt Rechnung sind die Felder klar getrennt. Oben stehen Absender und Rechnungsdetails mit Rechnung-Nr., Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Zahlungsfrist, Zahlungsziel, Status und Referenz. Darunter werden im Kundenteil Kundennummer, Name, Strasse, PLZ, Ort, Kanton und UID-Nummer angezeigt. Bild 1 macht sichtbar, dass die eigentliche Eingabe in der Positionstabelle ab Zeile 19 beginnt.

Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag

Ein Schreinermeister in Winterthur mit 4 Angestellten stellt einem Kunden 12 Stunden Montage zu CHF 125.00 und eine Materialpauschale von CHF 680.00 in Rechnung. Ohne Rabatt ergibt das CHF 2'180.00 netto. Bei 8,1 % MWST kommen CHF 176.58 hinzu; der Rechnungsbetrag beträgt CHF 2'356.58.

Für diese Rechnung wählen Sie den Kunden in B13 und erfassen die beiden Artikel in B19 und B20. Menge, Einheit, Preis und MWST-Satz kommen aus den Stammdaten. Die Formeln rechnen die Positionen auch dann weiter, wenn später eine weitere Zeile ergänzt wird.

Für wen die vier Blätter gedacht sind

Das Blatt Stammdaten ist für die Büroverantwortliche zuständig, die Adressen und Preise pflegt. Die Inhaberin kontrolliert die Rechnung, der Treuhänder nutzt die Übersicht beim Monats- oder Jahresabschluss, und ein Verein kann damit einzelne Sponsoring- oder Materialrechnungen erstellen.

Bild 2 zeigt links die Kundenstammdaten und rechts die Artikel- und Leistungsstammdaten. Bild 3 eignet sich für die Schlusskontrolle: Es zeigt Anzahl Positionen, Netto exkl. MWST, Total MWST, Rechnungsbetrag inklusive MWST, Durchschnittswert und Zahlungsstatus.

Für Schweizer Rechnungen sind die Angaben des Lieferanten und des Kunden, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Beschreibung der Leistung, das Entgelt sowie der MWST-Satz und der MWST-Betrag entscheidend. Ist das Unternehmen im Register der MWST eingetragen, gehört die UID-Nummer mit dem Zusatz MWST auf die Rechnung, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST.

Der Schweizer MWST-Normalsatz beträgt 8,1 %. Der reduzierte Satz beträgt 2,6 %, etwa für Lebensmittel, Bücher und Medikamente; für Beherbergung gilt der Sondersatz von 3,8 %. Die Vorlage enthält in den Artikelstammdaten die Sätze 8,1 % und 2,6 %. Ein Sondersatz von 3,8 % ist im vorbereiteten Artikelbereich nicht als Beispiel eingetragen und muss bei Bedarf als Artikelstammdatum ergänzt werden.

Rechenbeispiel mit dem Normalsatz

Eine Dienstleistung von CHF 1'900.00 exkl. MWST ergibt bei 8,1 % eine Steuer von CHF 153.90. Der Kunde bezahlt somit CHF 2'053.90. Bei einem Rabatt von 10 % reduziert sich die Bemessungsgrundlage auf CHF 1'710.00; die MWST beträgt dann CHF 138.51.

Die MWST-Pflicht beginnt grundsätzlich ab CHF 100'000 Jahresumsatz. Die ESTV ist die zuständige Behörde. Für viele kleine Unternehmen ist die Abrechnung nach Saldosteuersatz einfacher als die effektive Methode, weil weniger Vorsteuerbelege verarbeitet werden; bei hohen Investitionen kann dagegen die effektive Methode vorteilhaft sein.

Was die Vorlage abbildet und was Sie prüfen müssen

Die Rechnung verwendet eine Zahlungsfrist in Tagen und berechnet daraus das Zahlungsziel. Die QR-Referenz und IBAN werden angezeigt, ersetzen aber keine Kontrolle der Zahlungsdaten bei Ihrer Bank. Eine QR-Rechnung muss dem Schweizer Standard entsprechen; prüfen Sie deshalb vor dem Versand, ob die verwendete Referenz und die QR-Ausgabe zu Ihrem Zahlungsprozess passen.

Rechnungsbelege und Buchungsunterlagen sind nach OR Art. 958f grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Die Vorlage unterstützt die Rechnungserstellung, ist aber keine Buchhaltung und führt weder eine Debitorenbuchhaltung noch eine MWST-Abrechnung an die ESTV.

Bei Rechnungen scheitert es selten an der Multiplikation. Häufiger wird ein alter Preis aus den Stammdaten verwendet, der falsche MWST-Satz gewählt oder das Leistungsdatum vergessen. Schon eine Differenz von CHF 100.00 netto verursacht bei 8,1 % weitere CHF 8.10 MWST und muss später korrigiert werden.

Falscher Satz oder falsche Bemessungsgrundlage

Ein Webshop verkauft 300 Bestellungen pro Monat zu durchschnittlich CHF 80.00 netto. Das sind CHF 24'000.00 Umsatz; bei 8,1 % fallen CHF 1'944.00 MWST an. Wird versehentlich 2,6 % angewendet, weist der Betrieb nur CHF 624.00 aus. Die Differenz von CHF 1'320.00 pro Monat kann bei einer Kontrolle für drei Monate bereits CHF 3'960.00 betragen.

Prüfen Sie deshalb im Blatt Stammdaten jede Artikelzeile und nicht nur die Rechnungssumme. Die Vorlage übernimmt den MWST-Satz aus Spalte N automatisch; sie kann aber nicht beurteilen, ob die steuerliche Einordnung eines Artikels inhaltlich richtig ist.

Doppelte oder unklare Rechnungsnummern

Wenn eine Rechnung zweimal mit RE-2026-0915 versendet wird, entstehen Rückfragen beim Kunden und unnötige Arbeit in der Debitorenbuchhaltung. Eine fortlaufende Nummernlogik hilft: Nach RE-2026-0915 folgt beispielsweise RE-2026-0916. Die Vorlage berechnet die Nummer nicht selbst; sie wird im Rechnungsblatt eingegeben.

Ein weiterer Fehler ist ein Zahlungsziel, das nicht mit der Vereinbarung übereinstimmt. Bei CHF 12'000.00 Monatsumsatz und 30 Tagen Zahlungsfrist sind rund CHF 12'000.00 offen, wenn der Kunde am Fälligkeitstag bezahlt. Eine falsche Frist verlängert die Finanzierung unnötig.

Unvollständige Pflichtangaben

Fehlen UID-Nummer, Adresse, Leistungsdatum oder eine nachvollziehbare Beschreibung, muss die Rechnung zurückgewiesen oder nachbearbeitet werden. Der Aufwand liegt bei einer Einzelrechnung vielleicht bei 15 Minuten; bei 40 fehlerhaften Rechnungen sind das bereits rund 10 Stunden Korrekturarbeit. Bild 1 sollte vor dem Versand immer gegen die Kundenbestellung geprüft werden.

Eine Vorlage bleibt nur nützlich, wenn sie an einen festen Arbeitsablauf gekoppelt ist. Legen Sie deshalb einen Termin am letzten Freitag des Monats fest: offene Rechnungen prüfen, Zahlungsstatus aktualisieren, neue Kunden und Artikel im Blatt Stammdaten ergänzen und die Übersicht kontrollieren.

Eine kurze Routine mit sieben Minuten

• Prüfen Sie zuerst Rechnung-Nr., Rechnungsdatum und Leistungsdatum.
• Wählen Sie die Kundennummer, statt Adresse und UID-Nummer abzutippen.
• Kontrollieren Sie bei jeder Position Menge, Rabatt und MWST-Satz.
• Vergleichen Sie das Total inkl. MWST mit Auftrag oder Rapport.
• Setzen Sie den Zahlungsstatus bei Zahlungseingang auf Bezahlt.
• Kontrollieren Sie auf Übersicht Netto, MWST und Bruttobetrag.

Bei zehn Rechnungen pro Monat spart die Stammdatenlogik viel Tipparbeit. Wenn jede Rechnung fünf Minuten schneller erstellt wird, gewinnen Sie rund 50 Minuten pro Monat. Für wiederkehrende Leistungen lohnt es sich, Artikel wie Stunde, Pauschale, Monat, Stück und km konsequent zu verwenden.

Stammdaten sauber halten

Fügen Sie neue Preise nicht nur direkt in eine einzelne Rechnung ein. Ändern Sie den Artikel im Blatt Stammdaten und prüfen Sie, ob die Änderung für alle künftigen Rechnungen gelten soll. Die vorbereiteten Bereiche enthalten je 100 Zeilen für Kunden und Artikel; löschen Sie bestehende Referenzdaten erst, wenn Sie sicher sind, dass keine Rechnung mehr darauf zugreift.

Bild 4 in der Anleitung zeigt, welche Felder gelb markiert eingegeben werden. Diese Hinweise helfen besonders, wenn mehrere Personen Rechnungen erstellen. Das Blatt Übersicht ist dagegen für die Kontrolle vorgesehen und benötigt keine manuelle Eingabe.

Wann Excel nicht mehr genügt

Bei 20 Rechnungen pro Monat und wenigen offenen Posten ist diese Vorlage überschaubar. Bei 300 Bestellungen pro Monat, mehreren Mitarbeitenden, Teilzahlungen oder Mahnstufen sollten Sie eine Fakturierungslösung mit Debitorenbuchhaltung einsetzen. Die Excel-Datei bleibt dann höchstens für Sonderrechnungen oder Kontrollen sinnvoll.