Doppelte Buchhaltung Excel - Gratis Vorlage

1. Öffnen Sie die Datei und lesen Sie im Blatt Anleitung die Hinweise zu Buchungsjournal, Ausgleich, MWST und Belegablage.
2. Prüfen Sie im Blatt Kontenplan die vorhandenen Konten. Ergänzen Sie Konten innerhalb des vorbereiteten Bereichs oder setzen Sie nicht benötigte Konten auf Inaktiv.
3. Erfassen Sie im Buchungsjournal Buchungs-ID, Datum, Belegnummer, Beschreibung und Buchungstext. Verwenden Sie für das Datum das Format TT.MM.JJJJ.
4. Wählen Sie das Soll-Konto und das Haben-Konto aus den Dropdown-Listen. Eine einfache Buchung verwendet denselben Nettobetrag auf beiden Seiten.
5. Wählen Sie bei steuerbaren Umsätzen oder Aufwendungen den passenden MWST-Code. Der MWST-Satz, der MWST-Betrag und der Bruttobetrag werden berechnet.
6. Kontrollieren Sie den Prüfstatus. Bei Prüfen fehlen ein Konto oder Betrag, oder der Nettobetrag ist nicht grösser als null.
7. Kontrollieren Sie anschliessend im Blatt Auswertung die Kennzahlen, Kontensalden, Diagramme und Monatswerte. Bewahren Sie den zugehörigen Beleg zusammen mit der Buchung auf.

Eine Selbstständige mit Einzelfirma nutzt das Journal typischerweise laufend nach dem Bezahlen oder Ausstellen eines Belegs. In einem kleinen Handwerksbetrieb erfasst die Büroverantwortliche beispielsweise Miete, Materialeinkauf und Kundenzahlungen wöchentlich, statt am Jahresende 200 Belege nachzutragen.

Das Buchungsjournal ist dafür bewusst konkret aufgebaut: Bild 1 zeigt die Spalten A bis Q. Eine Buchung enthält etwa die ID BJ-2026-003, die Belegnummer RE-2026-017, den Buchungstext Warenaufwand an Verbindlichkeiten, Soll-Konto 4000 und Haben-Konto 2000. Kostenstelle, erfassende Person und Prüfstatus machen die Ablage nachvollziehbar.

Ein Beispiel aus einem Winterthurer Schreinerbetrieb

Ein Schreinermeister mit vier Angestellten erhält eine Materialrechnung von CHF 4'000 netto. Bei 8.1% MWST wären CHF 324.00 MWST und CHF 4'324.00 brutto zu dokumentieren. Die Buchung muss inhaltlich auf beiden Seiten ausgeglichen sein; bei einer zusammengesetzten MWST-Buchung sind gemäss Anleitung separate Zeilen für Aufwand, Vorsteuer oder geschuldete MWST anzulegen.

Für den Monatsabschluss prüft der Betrieb zuerst die Belegnummern und danach die Auswertung. Bild 3 zeigt Total Nettoaufwand, Total Nettoertrag, Total MWST, Buchungsvolumen und Anzahl Buchungen. Die Kontensalden darunter helfen, Bank, Kreditoren und Aufwandkonten mit den Belegen abzugleichen.

Wann Excel noch genügt

Für eine Einzelfirma oder ein kleines KMU mit rund 20 bis 80 Buchungen pro Monat ist diese Struktur praktisch. Bei 100 Buchungszeilen ist der vorbereitete Bereich jedoch ausgeschöpft: Kopieren Sie Formeln nur kontrolliert weiter oder wechseln Sie bei mehreren hundert Buchungen monatlich auf eine Buchhaltungssoftware.

Die Datei ist keine vollständige Nebenbuchhaltung. Debitoren, Kreditoren, Lohnbuchhaltung, Anlagebuchhaltung und automatische Bankabstimmung sind nicht enthalten. Sie eignet sich als übersichtliches Journal mit Auswertung, nicht als Ersatz für jedes Finanzbuchhaltungsprogramm.

In der Schweiz beträgt der MWST-Normalsatz 8.1%, der reduzierte Satz 2.6% und der Sondersatz für Beherbergung 3.8%. Im Blatt Kontenplan sind unter anderem V81 für 8.1%, R26 für 2.6% und R38 für 3.8% vorbereitet. Der Code U81 ist ebenfalls vorhanden; prüfen Sie dessen Verwendung gegen Ihre konkrete MWST-Abrechnung.

Ein Verkauf von CHF 2'000 netto zum Normalsatz führt zu CHF 162.00 MWST und CHF 2'162.00 brutto. Die Vorlage berechnet diese Werte aus Nettobetrag und MWST-Satz. Sie ersetzt aber nicht die Entscheidung, ob ein Geschäft steuerbar, ausgenommen oder zum reduzierten Satz abzurechnen ist.

Grenze und Verfahren

Die MWST-Pflicht beginnt grundsätzlich ab CHF 100'000 Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen. Zuständig ist die ESTV. Die effektive Methode und die Abrechnung mit Saldosteuersatz haben unterschiedliche Auswirkungen auf Vorsteuer und geschuldete MWST; für ein kleines Unternehmen mit vielen Vorsteuerbelegen ist die effektive Methode oft aussagekräftiger, während der Saldosteuersatz administrativ einfacher sein kann.

Eine Rechnung eines Lieferanten muss insbesondere Anbieter und Kunde, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, UID-Nummer mit MWST-Zusatz sowie MWST-Satz und Betrag nachvollziehbar ausweisen. Im Journal gehören Belegnummer und Beschreibung deshalb nicht in ein optionales Freitextfeld, sondern in die vorgesehenen Spalten C und D.

Buchführung und Aufbewahrung

Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG führen eine ordnungsgemässe Buchhaltung. Für Einzelunternehmen gilt ab CHF 500'000 Umsatz die Pflicht zur ordentlichen Buchführung; darunter ist grundsätzlich eine vereinfachte Einnahmen- und Ausgabenrechnung möglich, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz sind nach OR Art. 958f zehn Jahre aufzubewahren. Die Excel-Datei allein genügt nicht: Jeder Journalzeile muss ein lesbarer, geordneter Beleg zugeordnet werden. Eine UID-Nummer wie CHE-123.456.789 MWST darf nur verwendet werden, wenn sie tatsächlich Ihrem Unternehmen gehört.

Der teuerste Fehler ist nicht eine fehlende Farbe, sondern eine falsche Kontierung. Wird eine Materialrechnung von CHF 4'000 statt auf 4000 auf ein Privat- oder Anlagekonto gebucht, stimmen Aufwand, Gewinn und möglicherweise der Vorsteuerabzug nicht mehr. Bei 8.1% wären allein CHF 324.00 Vorsteuer betroffen.

Wenn Soll und Haben nicht zusammenpassen

Ein Kursteilnehmer erfasst häufig den Aufwand, vergisst aber das Gegenkonto. Die Vorlage zeigt dann Prüfen oder liefert eine unvollständige Auswertung. Bei 30 solchen Buchungen mit durchschnittlich CHF 750 bedeutet das CHF 22'500, die am Monatsabschluss manuell rekonstruiert werden müssen.

Die Datei prüft, ob Soll-Konto, Haben-Konto und Nettobetrag vorhanden sind und ob der Nettobetrag positiv ist. Sie prüft jedoch nicht, ob die gewählte Kontierung fachlich richtig ist, ob der Beleg echt ist oder ob eine Buchung zeitlich in die richtige MWST-Abrechnungsperiode gehört. Diese Kontrolle bleibt Ihre Aufgabe.

Falscher MWST-Code

Wird bei einem steuerbaren Einkauf der Code Keine statt V81 gewählt, berechnet das Journal keine Vorsteuer. Bei CHF 10'000 netto fehlen dadurch CHF 810.00 in der Vorsteuer. Umgekehrt kann ein unberechtigter Vorsteuerabzug bei einer Kontrolle zu Korrektur, Verzugszins und zusätzlichem Abklärungsaufwand führen.

Auch Datumsfehler verursachen Ärger. In den Beispieldaten sind Datumswerte technisch gespeichert; erfassen Sie Ihre Belege mit sichtbarem Format TT.MM.JJJJ und kontrollieren Sie den Jahreswechsel. Eine Rechnung vom 31.12.2026 gehört nicht automatisch in den Januarabschluss 2027.

Formeln überschrieben

Gelbe Zellen sind Eingaben. Überschreiben Sie eine Formel in L, M, N oder Q, fehlen MWST-Satz, MWST-Betrag, Brutto oder Prüfstatus. Bei 25 betroffenen Zeilen muss eine Person die Formeln einzeln wiederherstellen; mit einer Kopie der Originaldatei vermeiden Sie diesen unnötigen Reparaturaufwand.

Die beste Routine ist ein fester Termin: Erfassen Sie Belege einmal pro Woche, beispielsweise jeweils am Freitag, und machen Sie den Monatsabschluss am ersten Arbeitstag des Folgemonats. Koppeln Sie die Kontrolle an eine bestehende Tätigkeit wie den Bankabgleich oder den Versand der MWST-Unterlagen.

Eine kurze Abschlussliste

• Belege chronologisch sammeln und Belegnummern im Journal ergänzen.
• Fehlende oder doppelte Belege anhand der fortlaufenden Nummern suchen.
• Alle Zeilen mit Prüfstatus Prüfen korrigieren.
• Bank- und Kassenkonto mit den Kontoauszügen vergleichen.
• Auswertung und MWST-Summe vor dem Monatsabschluss als PDF oder Kopie sichern.

Nutzen Sie die Dropdown-Listen konsequent. Die Kontenliste enthält 15 auswählbare Kontonummern im Journal, die MWST-Liste fünf Codes und die Kostenstellen fünf Werte. Schreiben Sie nicht zusätzlich Bank, bank oder Bankkonto in Freitextfelder, sonst werden spätere Filter unzuverlässig.

Speichern Sie pro Jahr eine Arbeitskopie und schützen Sie die Originalvorlage. Wenn Sie ein neues Jahr beginnen, kopieren Sie die Datei, löschen Sie nur die alten Eingabewerte und lassen Sie die Formeln stehen. Prüfen Sie danach die ersten drei Buchungen mit den Belegen.

Wann der Wechsel sinnvoll ist

Bei 100 vorbereiteten Journalzeilen ist die Grenze dieser Datei sichtbar. Wenn Sie monatlich mehr als 100 Buchungen, mehrere Benutzer, Fremdwährungen, Lohnbuchungen oder eine automatische Bankanbindung benötigen, ist eine professionelle Buchhaltungssoftware die bessere Wahl.

Für wenige Buchungen bleibt Excel oft die einfachere Lösung. Entscheidend ist nicht die Anzahl Mitarbeitender, sondern ob Sie Belege, Kontierung, MWST und Jahresabschluss mit vertretbarem Kontrollaufwand nachvollziehbar halten können.