AHV Lohnbeitrag Arbeitgeber Excel - Gratis Vorlage

1. Tragen Sie im Blatt Lohnabrechnung die Personalnummer, Namen, Wohnort, Kanton und das Eintrittsdatum ein. Danach erfassen Sie Pensum und Bruttolohn pro Monat.
2. Prüfen Sie im Blatt Sätze_und_Grenzen die hinterlegten Prozentsätze für AHV/IV/EO, ALV, NBU und BVG. So arbeiten Sie mit denselben Werten für alle Mitarbeitenden.
3. Ergänzen Sie allfällige Quellensteuer oder besondere Bemerkungen direkt in der Zeile der betroffenen Person. Das ist praktisch bei Austritten, Teilzeit oder befristeten Einsätzen.
4. Kontrollieren Sie die Spalten für AHV-pflichtig, Beiträge und Nettolohn. Die Vorlage zeigt Ihnen sofort, ob ein Lohn plausibel ist oder nicht.
5. Werfen Sie im Blatt Auswertung einen Blick auf die Summen und die Arbeitgeberkosten total. Dort sehen Sie, was der Monat in CHF insgesamt kostet.
6. Speichern Sie die Datei als Monatskopie und ersetzen Sie nur die Löhne. So bleibt Ihre Abrechnung von Monat zu Monat vergleichbar.

Diese Vorlage passt für kleine Schweizer Betriebe, die jeden Monat mehrere Löhne abrechnen müssen. Typisch ist der Sanitärbetrieb mit 4 Mitarbeitenden, die Einzelfirma mit zwei Angestellten oder der Verein mit einer Teilzeit-Kassierin und einem Trainer im Stundenlohn.

Im Blatt Lohnabrechnung sehen Sie pro Person Personalnummer, Name, Wohnort, Kanton, Eintrittsdatum, Pensum und Bruttolohn. Das ist praktisch, wenn Sie im Lohnlauf am 25. des Monats schnell prüfen wollen, ob die Beiträge auf dem richtigen Lohn basieren.

Für welche Situationen die Vorlage gebaut ist

Ein Schreinermeister in Winterthur mit 4 Angestellten und je CHF 6'500.00 Monatslohn kommt mit einer einfachen Excel-Liste oft besser voran als mit einer überladenen Software. Bei 4 Personen ergibt allein der AHV/IV/EO-Arbeitgeberanteil bereits mehrere hundert Franken pro Monat, und genau das soll auf einen Blick sichtbar sein.

Was Bild 1 und Bild 2 konkret zeigen

Bild 1 zeigt das Blatt Lohnabrechnung mit den Spalten für AHV-pflichtigen Lohn, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge sowie Nettolohn. Bild 2 zeigt das Blatt Sätze_und_Grenzen, wo die Prozentsätze und Schwellenwerte zentral geführt werden, damit Sie nicht in jeder Zeile manuell rechnen müssen.

Bild 3 zeigt die Auswertung mit den Summen pro Monat. Gerade bei 12 Monatsläufen im Jahr merken Sie dort schnell, ob ein Kanton, ein Pensum oder ein Eintrag im BVG die Kosten verändert hat.

Für die Lohnabrechnung in der Schweiz zählen vor allem die Beiträge an AHV/IV/EO, ALV, BVG und UVG. Der Arbeitgeberanteil bei AHV/IV/EO liegt zusammen bei 10.6% des massgebenden Lohns, also halbiert auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Die Vorlage trennt diese Werte sauber in eigene Spalten. Bei einem Bruttolohn von CHF 6'800.00 ergibt sich für AHV/IV/EO allein schon ein spürbarer Monatsbetrag; bei 4 Mitarbeitenden summiert sich das schnell auf einen Betrag, den man ohne Tabelle kaum fehlerfrei im Kopf behält.

Grenzen und Pflichten, die Sie kennen müssen

ALV fällt bis zur gesetzlichen Beitragsgrenze an, BVG beginnt erst ab dem obligatorischen Koordinationsbereich. Wer mit Quellensteuerpflichtigen arbeitet, muss die Quellensteuer separat ausweisen; sie gehört nicht in dieselbe Logik wie die AHV-Beiträge. Die Vorlagenspalte dafür ist bewusst separat angelegt.

Für die Aufbewahrung gilt in der Schweiz die 10-jährige Aufbewahrungspflicht nach OR Art. 958f. Darum ist es klüger, den Monatsstand als Datei zu sichern, statt nur eine Papierliste zu führen.

Praktisch ist die Excel-Lösung vor allem für KMU mit wiederkehrenden Löhnen. Bei 12 Monatsabrechnungen und beispielsweise 6 Mitarbeitenden entstehen 72 Datensätze pro Jahr; das ist genau die Grössenordnung, bei der eine saubere Struktur wichtiger ist als jede handschriftliche Notiz.

Der häufigste Fehler ist ein falscher Ausgangslohn. Wenn der AHV-pflichtige Betrag nicht sauber vom Bruttolohn abgeleitet wird, verschiebt sich die ganze Abrechnung um wenige Prozentpunkte — und bei 10 Mitarbeitenden wird aus einem kleinen Fehler rasch eine Nachrechnung über mehrere hundert Franken.

Ein zweiter Klassiker ist die Verwechslung von Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Bei AHV/IV/EO, ALV und BVG stehen in dieser Vorlage beide Seiten nebeneinander; wer nur den Nettolohn anschaut, übersieht leicht die Arbeitgeberkosten und plant die Liquidität zu knapp.

Was ein falscher Wert in Franken kostet

Nehmen Sie 5 Mitarbeitende mit je CHF 6'000.00 Monatslohn. Wenn Sie den Arbeitgeberanteil bei AHV/IV/EO versehentlich um 1 Prozentpunkt falsch erfassen, macht das bereits CHF 300.00 pro Monat oder CHF 3'600.00 pro Jahr aus. Das ist kein Schönheitsfehler, sondern direktes Geld.

Bei fehlender Quellensteuer oder falsch eingetragenem BVG wird es noch unangenehmer, weil die Abrechnung nachträglich korrigiert werden muss. Genau dafür ist die Spalte Bemerkung da: Eintritt, Austritt, Teilzeit, Korrektur oder Spezialfall gehören nicht ins Gedächtnis, sondern in die Datei.

Wer die Monatsabrechnung erst am letzten Arbeitstag erstellt, riskiert Fehler bei Überstunden, Ferienrückstellungen oder Korrekturen. Besser ist ein fixer Kontrolltermin zwei Tage vor dem Lohnlauf, sonst kostet die Korrektur schnell eine halbe Stunde pro Person und damit mehr als der eigentliche Rechenaufwand.

Bei Korrekturen rund um die Monatsabrechnung gehört auch die Tarifberechnung für Quellensteuer in dieselbe Kontrollrunde, damit der Nachtrag nicht an einem falschen Satz scheitert.

Am besten koppeln Sie die Vorlage an einen festen Termin, zum Beispiel an den letzten Mittwoch des Monats oder an den Lohnlauf. So wird aus der Datei eine Routine und nicht ein Projekt, das nur bei Problemen geöffnet wird.

Praktische Gewohnheiten für jeden Monat

• Kopieren Sie das Blatt für den neuen Monat, statt die alte Datei zu überschreiben.
• Prüfen Sie vor dem Export immer die Spalten für AHV/IV/EO, ALV und BVG.
• Nutzen Sie das Blatt Sätze_und_Grenzen nur als zentrale Quelle für Prozentwerte und Schwellen.
• Markieren Sie Unstimmigkeiten mit der Bemerkungsspalte, damit Sie sie im nächsten Lauf sofort sehen.

Für kleine Firmen ist die Excel-Lösung oft bis ungefähr 10 bis 15 Mitarbeitende völlig ausreichend. Wird es grösser, kommen Themen wie Zeiterfassung, Quellensteuer-Detailregeln, Ferienkonten und elektronische Lohnmeldungen dazu, und dann ist meist eine Lohnsoftware sinnvoller.

Die beste Routine ist einfach: einmal pro Monat dieselben Schritte, dieselbe Datei, dieselbe Kontrolle. So bleibt die Arbeitgeberabrechnung beherrschbar, auch wenn der Betrieb wächst und die Lohnsumme von CHF 15'000.00 auf CHF 50'000.00 pro Monat steigt.

Mit derselben monatlichen Kontrolle wird auch die AHV-/IV-/EO-Abrechnung sauber aus der Lohnsumme abgeleitet, sodass die Sozialversicherungsabzüge konsistent bleiben.